Betreuungsdienst werden: Voraussetzungen und Zulassung

Betreuungsdienst werden heißt: Du lässt dich nach §71 Absatz 1a SGB XI als ambulante Betreuungseinrichtung zu und schließt einen Versorgungsvertrag nach §72 SGB XI mit den Landesverbänden der Pflegekassen. Ein Alltagshilfedienst braucht diesen Vertrag nicht, sondern nur die Anerkennung als Angebot zur Unterstützung im Alltag nach §45a SGB XI. Der Unterschied klingt nach Formsache, entscheidet aber darüber, aus welchem Budget deine Klienten dich bezahlen – und wie groß dieses Budget ist.

Was unterscheidet einen Alltagshilfedienst von einem Betreuungsdienst?

Der Unterschied liegt in der Zulassung und damit im abrechenbaren Budget. Ein Alltagshilfedienst arbeitet mit der Anerkennung nach §45a SGB XI, die je nach Bundesland eine Landesbehörde oder eine von ihr beauftragte Stelle erteilt. Damit rechnest du über den Entlastungsbetrag nach §45b SGB XI ab, der bei bis zu 131,00 € monatlich liegt. Ein Betreuungsdienst dagegen ist rechtlich eine Pflegeeinrichtung wie ein Pflegedienst und rechnet Pflegesachleistungen nach §36 SGB XI direkt mit der Pflegekasse ab: 796,00 € in Pflegegrad 2, 1.497,00 € in Pflegegrad 3, 1.859,00 € in Pflegegrad 4 und 2.299,00 € in Pflegegrad 5, jeweils pro Monat. Zusätzlich zum Entlastungsbetrag kann ein Alltagshilfedienst mit Anerkennung nach §45a SGB XI über den Umwandlungsanspruch nach §45a Absatz 4 SGB XI bis zu 40 Prozent des jeweiligen Pflegesachleistungsbetrags abrechnen – in Pflegegrad 3 wären das zusätzlich 598,80 €. Der Abstand zwischen beiden Modellen ist damit real, aber kleiner, als der Vergleich der Basisbeträge allein zeigt.

Genau hier entsteht die häufigste Verwechslung in der Branche: Viele nennen ihren §45a-anerkannten Dienst umgangssprachlich „Betreuungsdienst", obwohl der Begriff seit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz, das am 11.05.2019 in Kraft trat, eine feste rechtliche Bedeutung hat. Das Gesetz formuliert sie so:

„Auf ambulante Betreuungseinrichtungen, die für Pflegebedürftige dauerhaft pflegerische Betreuungsmaßnahmen und Hilfen bei der Haushaltsführung erbringen (Betreuungsdienste), sind die Vorschriften dieses Buches, die für Pflegedienste gelten, entsprechend anzuwenden, soweit keine davon abweichende Regelung bestimmt ist." – §71 Absatz 1a SGB XI

Was darf ein zugelassener Betreuungsdienst leisten – und was nicht?

Ein zugelassener Betreuungsdienst darf pflegerische Betreuungsmaßnahmen und Hilfen bei der Haushaltsführung erbringen, aber keine körperbezogenen Pflegemaßnahmen. Zur pflegerischen Betreuung zählen Beschäftigung und Aktivierung, Begleitung außer Haus, Unterstützung bei der Tagesstrukturierung und die Entlastung von Angehörigen; zu den Hilfen bei der Haushaltsführung gehören Einkaufen, Kochen, Reinigen, Wäschepflege und der Umgang mit Behördenpost.

Was du auch als Betreuungsdienst nicht abrechnen darfst, ist Grundpflege wie Hilfe bei Körperpflege, Ernährung und Mobilität sowie Behandlungspflege wie Medikamentengabe, Injektionen oder Wundversorgung. Diese Leistungen bleiben einem ambulanten Pflegedienst nach §71 Absatz 1 SGB XI vorbehalten, der unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson arbeitet. Wenn du beides anbieten willst, brauchst du beides – die Zulassung als Betreuungsdienst ersetzt keinen Pflegedienst.

Welche Voraussetzungen musst du erfüllen, um Betreuungsdienst zu werden?

Erfüllen musst du im Kern drei Dinge: eine geeignete verantwortliche Fachkraft in Vollzeit, qualifizierte Betreuungskräfte und die strukturellen Anforderungen an eine Pflegeeinrichtung nach §71 und §72 SGB XI, also ein eingeführtes Qualitätsmanagement, den Nachweis leistungsfähiger und wirtschaftlicher Arbeit und die tarifliche oder tarifähnliche Bezahlung deiner Mitarbeitenden, die seit dem 01.09.2022 Voraussetzung für jeden Versorgungsvertrag ist.

Wer darf verantwortliche Fachkraft sein?

Verantwortliche Fachkraft in einem Betreuungsdienst darf auch sein, wer keine Pflegeausbildung hat – das ist der wichtigste Unterschied zum Pflegedienst. Das Gesetz erlaubt anstelle der verantwortlichen Pflegefachperson „eine entsprechend qualifizierte, fachlich geeignete und zuverlässige Fachkraft mit praktischer Berufserfahrung im erlernten Beruf von zwei Jahren innerhalb der letzten acht Jahre". In der Praxis akzeptieren die Pflegekassen dafür eine abgeschlossene Fachausbildung oder einen Hochschulabschluss vorzugsweise aus dem Gesundheits-, Pflege- oder Sozialbereich, etwa als Heilerzieher:in, Heilpädagog:in oder Sozialarbeiter:in. Dazu kommt eine Weiterbildungsmaßnahme für leitende Funktionen, die 460 Stunden nach dem Gesetz in der Regel nicht unterschreiten soll, oder ein passendes Studium.

Die Fachkraft muss hauptberuflich in Vollzeit für deinen Dienst arbeiten und braucht eine Stellvertretung. Wie viele Wochenstunden das konkret bedeutet, legen die Landesverbände der Pflegekassen im jeweiligen Musterversorgungsvertrag fest: In Hessen etwa gelten mindestens 38,5 Wochenstunden für die verantwortliche Fachkraft und mindestens 19,25 Wochenstunden für die Stellvertretung, in Baden-Württemberg fordert der Musterversorgungsvertrag eine Stellvertretung von mindestens 75 Prozent einer Vollzeitkraft und insgesamt drei Vollzeitstellen. Prüfe deshalb immer die Vorgaben deines Bundeslandes, nicht die eines Nachbarlandes.

Welche Qualifikation brauchen deine Betreuungskräfte?

Deine Betreuungskräfte brauchen eine Qualifikation entsprechend den Richtlinien nach §53b SGB XI, also die Ausbildung, die auch für Betreuungskräfte in Pflegeheimen gilt. Je nach Bundesland und Musterversorgungsvertrag darfst du übergangsweise auch Personen einsetzen, die eine solche Qualifizierungsmaßnahme begonnen, aber noch nicht abgeschlossen haben – diese Übergangsregelung ist keine bundesweit einheitliche Vorgabe, sondern Sache der Landesverbände der Pflegekassen; das erforderliche Praktikum können sie in einem ambulanten Dienst absolvieren. Damit bleibt der Zugang für Quereinsteiger:innen offen – ein praktischer Vorteil, wenn du Personal in einem angespannten Markt aufbaust.

Wie läuft der Weg zum Versorgungsvertrag ab?

Der Weg läuft über die Landesverbände der Pflegekassen, und du brauchst dafür mehrere Nummern und Nachweise, bevor die erste Rechnung überhaupt gestellt werden kann. Du beantragst ein Institutionskennzeichen bei der Sammel- und Verteilungsstelle Institutionskennzeichen, eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit und registrierst deinen Dienst bei der DatenClearingStelle Pflege, über die die Basis- und Tarifdaten laufen. Parallel verhandelst du die Vergütung deiner Leistungen. Rechne mit einigen Monaten, bis der Vertrag steht – die Dauer hängt stark von Bundesland und Auslastung der Kassenverbände ab.

TODO: durchschnittliche Bearbeitungsdauer für Versorgungsverträge mit Betreuungsdiensten in den relevanten Bundesländern recherchieren, falls du hier eine belastbare Zahl nennen willst.

Alltagshilfedienst oder Betreuungsdienst: die Unterschiede auf einen Blick

Auf einen Blick unterscheiden sich beide Modelle in sechs Punkten: Rechtsgrundlage, zuständige Stelle, Budget, Leitung, Tarifbindung und erlaubte Leistungen.

AlltagshilfedienstBetreuungsdienstRechtsgrundlage§45a SGB XI§71 Absatz 1a, §72 SGB XIZuständige StelleLandesbehörde nach LandesrechtLandesverbände der PflegekassenWichtigstes BudgetEntlastungsbetrag §45b SGB XI (bis 131,00 €) plus Umwandlungsanspruch §45a Abs. 4 SGB XI (bis 40 % der Pflegesachleistung)Pflegesachleistungen §36 SGB XI, 796,00 € bis 2.299,00 € monatlichLeitungNach Landesrecht, oft ohne FachkraftvorgabeVerantwortliche Fachkraft in Vollzeit, 460 Stunden WeiterbildungTarifbindungNeinJa, seit 01.09.2022 VoraussetzungKörperbezogene PflegeNeinNein

Warum die geplante Pflegereform diese Frage dringlicher macht

Dringlicher wird die Frage, weil der Referentenentwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes vom 05.06.2026 den Entlastungsbetrag in ein neues Sozialraumbudget überführen will – und dieses Budget ausdrücklich auf niedrigschwellige Angebote ausrichtet, für die Pflegegrade 2 bis 5 (für Pflegegrad 1 entfällt der Entlastungsbetrag im Entwurf ab 01.01.2027). Vorgesehen sind bis zu 175,00 € monatlich, für Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene bis 25 Jahre bis zu 300,00 €. Zur Rolle professioneller Anbieter wird das Bundesministerium für Gesundheit in seinen Erläuterungen der Maßnahmen vom 04.06.2026 deutlich:

„Professionelle Anbieter von AzUiA können sich als ambulante Betreuungsdienste zulassen lassen und dann das Sachleistungsbudget nutzen." – Bundesministerium für Gesundheit, Erläuterungen zu den Maßnahmen des Pflegeneuordnungsgesetzes, Stand 04.06.2026

Wenn du heute als professioneller Alltagshilfedienst mit angestellten Kräften und festen Einsatzplänen arbeitest, ist das ein deutlicher Hinweis darauf, wohin der Gesetzgeber dich sortiert. Wichtig bleibt: Das ist ein Entwurf, kein geltendes Recht. Der erste Teil der Maßnahmen soll zum 01.01.2027 in Kraft treten, weitere zum 01.01.2028 – Bundestag und Bundesrat haben darüber noch nicht entschieden, und Änderungen sind im Verfahren üblich.

Lohnt sich der Schritt für deinen Dienst?

Lohnen kann sich der Schritt vor allem dann, wenn du schon heute mehr Nachfrage hast, als du über den Entlastungsbetrag abrechnen kannst. Ein Klient mit Pflegegrad 3 bringt über die Pflegesachleistung nach §36 SGB XI bis zu 1.497,00 € monatlich mit. Als Alltagshilfedienst kommst du über den Entlastungsbetrag nach §45b SGB XI (131,00 €) und den Umwandlungsanspruch nach §45a Absatz 4 SGB XI (bis zu 598,80 €, also 40 Prozent der Pflegesachleistung) zusammen auf bis zu 729,80 € – real also deutlich weniger als die vollen 1.497,00 € eines zugelassenen Betreuungsdienstes. Wenn deine Klienten ihr Sachleistungsbudget bisher nicht nutzen oder es an einen Pflegedienst abgeben, weil du es nicht abrechnen darfst, liegt dort dein größter Hebel.

Gegen den Schritt spricht der Aufwand: eine Fachkraft in Vollzeit, Tarifbindung, Qualitätsmanagement, regelmäßige Qualitätsprüfungen und Vergütungsverhandlungen. Für einen Dienst mit drei Betreuungskräften und wenigen Stunden pro Woche trägt diese Struktur nicht. Wer dagegen bereits ein Team aufgebaut hat, findet in der Zulassung als Betreuungsdienst den Weg, aus Alltagsbegleitung ein tragfähiges Geschäft zu machen, ohne examinierte Pflegefachkräfte einstellen zu müssen.

Was der Wechsel für Planung, Dokumentation und Abrechnung bedeutet

Der Wechsel verändert vor allem die Abrechnung: Statt Rechnungen gegen ein Monatsbudget von 131,00 € stellst du Leistungskomplexe oder Zeitkontingente gegen die Pflegekasse, mit den Formvorgaben eines zugelassenen Leistungserbringers. Damit steigen die Anforderungen an Einsatzplanung und Leistungsnachweis: Jeder Einsatz braucht eine saubere Zuordnung zur richtigen Leistungsart, und die Daten müssen im vorgegebenen Format bei der Kasse ankommen. HeyCarla bildet die Abrechnung nach §45b, §45a und §42a SGB XI (Verhinderungs- und Kurzzeitpflege) sowie nach §38 und §24h SGB V ab und hält Klientenverwaltung, Einsatzplanung und digitale Leistungsdokumentation in einem System zusammen – so bleibt der Umstieg auf eine neue Zulassung eine Frage der Konfiguration und nicht ein kompletter Systemwechsel.

TODO: prüfen und ergänzen, in welchem Umfang HeyCarla die Abrechnung von Pflegesachleistungen nach §36 SGB XI für zugelassene Betreuungsdienste heute abbildet.

Rechtsstand dieses Artikels: 03.09.2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall – bei konkreten Fragen zur Zulassung als Betreuungsdienst helfen dir die Landesverbände der Pflegekassen, dein Fachverband oder ein Fachanwalt für Sozialrecht weiter.

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