Alle erstellen
Ein Klick erzeugt die Rechnungen aller Klienten für den gewählten Zeitraum.
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Abrechnung
Abrechnen in Stunden statt Tagen
Ein Klick am Monatsende, und HeyCarla verteilt die Leistungen nach deinen Regeln auf die Budgettöpfe – Kasse, Verhinderungspflege, Eigenanteil. Den Rest passt du in Ruhe von Hand an.
300.000
Rechnungen erstellt
11
Rechnungstypen, von der Kasse bis zur Beihilfe
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Der Monatsabschluss
Vier Schritte, dann ist der Monat durch
Aus den erfassten Einsätzen entstehen die Rechnungen. Du prüfst, versendest und siehst später, was bezahlt wurde.
Fehlerliste prüfen
HeyCarla listet auf, wo etwas fehlt – etwa eine Genehmigung oder ein Budget.
Versenden
Per E-Mail an den Kostenträger – auf Wunsch vollautomatisch, gebündelt als ZIP oder über die Abrechnungsstelle.
Zahlungen abgleichen
Eingänge aus der Bank setzen den Status – offene Posten fallen sofort auf.
Rechnungslauf im Team: In der Liste „Rechnung bereit" filterst du kombinierbar nach Versicherung (gesetzlich, privat oder konkrete Kasse) und nach Rechnungs- bzw. Kundentyp – Massenaktionen wirken dann auf die gefilterte Menge, also erst alle AOK-Rechnungen, dann alle Privatrechnungen. Ein eigenes Kennzeichen „Nachweis erstellt" zeigt, wo schon ein Leistungsnachweis vorliegt, aber noch keine Rechnung – praktisch, wenn mehrere Personen am Lauf arbeiten.
Regelbasiert
Du bestimmst, welcher Topf zuerst zahlt
Die Reihenfolge der Budgets legst du per Drag-and-drop fest. Ist der erste Topf leer, greift automatisch der nächste – und was übrig bleibt, wird Eigenanteil.
Beispielrechnung400,00 €
Ist die Eigenanteilsrechnung nicht erlaubt und das Budget reicht nicht, erzeugt HeyCarla bewusst keine Rechnung, sondern eine Fehlermeldung.
Priorisierte Abrechnung
Die Reihenfolge entscheidet. Jeder Topf wird bis zum verfügbaren Budget genutzt, dann folgt der nächste. Funktioniert mit Entlastungsbetrag und Verhinderungspflege.
Mit Obergrenze je Topf
Wie Regel 1, zusätzlich legst du je Zeile ein Maximum pro Rechnung fest – etwa höchstens 200 € aus der Verhinderungspflege im Monat. Nur hier steht auch die Umwandlung nach §45a zur Verfügung.
Bis Vormonat oder gesamt
Du entscheidest, ob die Rechnung nur das Budget bis zum Vormonat berücksichtigt oder das Gesamtbudget inklusive des laufenden Monats.
„Pro Einsatz" nur einmal pro Tag
Fahren an einem Tag mehrere Mitarbeitende zum selben Klienten, wird eine Leistung mit der Einheit „pro Einsatz" nicht mehrfach berechnet, wenn du die Regel aktivierst. Beispiel: 3 Einsätze an einem Tag und 2 an einem anderen ergeben in der Spalte „Menge" den Wert 2 statt 5. Beispielwerte zur Veranschaulichung.
Rechnungstypen
Für jeden Kostenträger die richtige Form
Je Typ legst du fest, was mitgeschickt wird: Abtretungserklärung, Leistungsnachweis, doppelte Ausfertigung.
§45b SGB XI
Entlastungsbetrag
§45a SGB XI
Umwandlung
§39 SGB XI
Verhinderungspflege
§37.3 SGB XI
Pflegeberatung
§24h SGB V
Haushaltshilfe
§38 SGB V
Haushaltshilfe
Privat
Privatrechnung
Privat + MwSt.
Privatrechnung
Eigenanteil
Eigenanteilsrechnung
Beihilfe
Beihilferechnung
Sonstige
Private Unfallversicherung
Gutschrift
Storno & Gutschrift
Kleinigkeiten, die im Alltag zählen: eigener Nummernkreis mit Präfix für Rechnungen und Gutschriften, ein Freitext je Rechnungstyp für den Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung, Stunden zusätzlich im Format hh:mm auf der Rechnung – und der Adressblock nach DIN-Norm, damit er im Fensterumschlag sitzt, jetzt auch bei Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
Bei § 38, § 24h und privater Unfallversicherung wählst du wie bei § 45b, § 39 und § 45a selbst aus, welche Einsätze in die Rechnung einfließen. Die Eigenanteilsrechnung weist die Mehrwertsteuer korrekt aus und bietet bei § 38 und der privaten Unfallversicherung dieselben Optionen wie bei § 45b. Neu Eine Rechnungskorrektur von § 45a zu § 45b geht jetzt auch, wenn gefahrene Kilometer auf der Rechnung stehen.
Individuelle Rechnung
Passt die automatische Logik mal nicht auf einen Fall? Erstelle Rechnungen völlig frei – für bestehende Klienten oder einen frei eingegebenen Empfänger. Positionen kommen aus Vorlagen oder werden manuell erfasst, inklusive Steuerbefreiung, Versand per E-Mail oder Post und DATEV-Export. Wird die Rechnung storniert, legt HeyCarla automatisch die passende Gutschrift an – ganz oder teilweise.
Vorlagen speicherst du einmal und nutzt sie immer wieder. Fälligkeitsdatum und Standardtext, etwa ein Hinweis zur Steuerbefreiung, passt du direkt an. Die IK-Nummer des Unternehmens lässt sich je Rechnung abschalten, und eine leere Versicherten-Nr. erscheint gar nicht erst.
Neu Du stornierst individuelle Rechnungen jetzt auch direkt auf der Rechnungsseite des Klienten. Der Scan von Rechnungsdokumenten erkennt sie, und in den Finanzen setzt du Rechnungen auf „bezahlt".
E-Rechnung (ZUGFeRD)
Ab 2027 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen Pflicht. Deine Rechnungen bleiben normale, lesbare PDFs – enthalten aber zusätzlich die strukturierten Daten, die Buchhaltung und Kostenträger automatisch einlesen können. Einmal unter Einstellungen → Integrationen aktiviert, gilt es für Einzelrechnungen genauso wie für den gesammelten Rechnungslauf und läuft danach automatisch im Hintergrund mit.
Vom Versand bis zum Geldeingang
Was nach dem Erstellen passiert
Versand aus deiner eigenen Adresse
Rechnungen gehen per E-Mail direkt an den Kostenträger – über dein Postfach, nicht über uns. Die Vorlagen füllst du mit Platzhaltern.
- Auf Wunsch verschickt HeyCarla die Rechnungen automatisch, sobald sie erstellt sind – ganz ohne manuellen Klick
- Je Kostenträger und Rechnungstyp lässt sich ein abweichender Empfänger hinterlegen
- Stornorechnungen gehen auf Wunsch automatisch an die Kasse
- Ein Versandprotokoll zeigt, welche Mail zugestellt wurde und welche fehlschlug
- Alternativ Export an opta data, Sozial Factoring, AS Bremen oder RZH
- Mehrere Standorte? Je Standort bzw. Bundesland hinterlegst du eigene IK-Nummern – mehr zu mehreren Standorten
Zahlungen buchen sich selbst zu
Verbinde dein Bankkonto, und HeyCarla gleicht eingehende Zahlungen über Rechnungsnummer und Betrag ab – aus „Gesendet" wird „Bezahlt".
- Zahlungsavis als PDF hochladen – HeyCarla erkennt, welche Rechnungen darin enthalten sind
- Teilzahlungen werden bewusst nicht automatisch auf bezahlt gesetzt – die schaust du dir selbst an
- SEPA-Lastschrift für Klienten mit Mandat, Ausführung nach frei gewählter Frist
- In „Rechnung offen" filterst du nach aktivem oder inaktivem SEPA: Bei SEPA-Klienten wird eingezogen, bei allen anderen musst du nachhalten
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Mahnen, ohne daran zu denken
Drei Stufen, jede mit eigenem Titel und eigener Frist ab Fälligkeit. Was rausgegangen ist, steht im Mahnverlauf.
- Jede Stufe einzeln aktivierbar – du musst nicht alle drei nutzen
- Die Zahlungsfrist kommt aus deinen Unternehmensdaten und steht auf jeder Rechnung
- Briefanrede im Klientenprofil: automatisch vorbelegt, jederzeit änderbar oder als eigener Text – sie steht in Serienbriefen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen
- Ein abweichender Postempfänger bekommt die Kundenpost, zum Beispiel ein Angehöriger oder Betreuer
- Mahnungen passen mit DIN-Adressfeld ins Fensterkuvert und lassen sich maschinell kuvertieren
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Sicherungen
Manchmal ist die beste Rechnung die, die nicht entsteht
Eine falsche Rechnung kostet mehr Zeit als eine fehlende. Deshalb bricht HeyCarla in drei Fällen bewusst ab und sagt dir, was fehlt.
Budget reicht nicht
Ohne erlaubte Eigenanteilsrechnung entsteht keine Rechnung, sondern eine Fehlermeldung – schon bei der Planung wird gewarnt.
Genehmigung fehlt
Bei SGB V und sonstigen Kostenträgern muss die Bewilligung als PDF vorliegen. Sie wird der Rechnung dann automatisch beigelegt.
Unterschrift fehlt
Auf Wunsch entstehen Rechnungen erst, wenn alle Signaturen des Monats vorliegen – oder es zählen nur unterschriebene Termine.
Aus der Praxis
Skaliere smarter, nicht härter
„Endlich gibt es ein Abrechnungsprogramm, das optimal auf die Bedürfnisse von Betreuungsdiensten abgestimmt ist. Die freundlichen Geschäftsführer und Mitarbeiterinnen liefern schnelle Rückmeldungen und kompetente Erklärungen. Ich fühle mich bestens betreut."
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Anja
Geschäftsführerin, Lebenszeit GmbH
50 Mio. €
Umsatzvolumen mit HeyCarla generiert
250+
Dienste in Deutschland
Was passiert, wenn die Kasse eine Rechnung kürzt?
Dafür gibt es die Rechnungskorrektur mit Gutschrift und Umbuchung: Der gekürzte Betrag wird gutgeschrieben und lässt sich auf ein anderes Budget umbuchen oder als Eigenanteil abrechnen. Das geht auch von § 45a zu § 45b, wenn gefahrene Kilometer auf der Rechnung stehen. Ist der automatische Versand aktiv, geht die korrigierte Rechnung direkt erneut an die Kasse.
Kann ich die Reihenfolge der Budgets selbst festlegen?
Ja, je Klient. Du ziehst die Leistungszeilen in die gewünschte Reihenfolge – der oberste Topf zahlt zuerst. In Regel 2 setzt du zusätzlich eine Obergrenze pro Rechnung je Topf.
Bleibt bei der Automatik nachvollziehbar, was passiert ist?
Ja. Jede Budgetbewegung landet in der Historie – mit Name, Datum, Uhrzeit und Grund, ob beim Erstellen, Korrigieren oder Stornieren einer Rechnung. Für die Buchhaltung gibt es den DATEV-Export mit Konten je Rechnungstyp, Kostenträger oder Klient.
Kann ich eigene E-Mail-Vorlagen nutzen?
Ja. Vorlagen mit Platzhaltern lassen sich frei anlegen und werden über dein eigenes Postfach versendet. Voraussetzung ist, dass der Kostenträger den E-Mail-Versand akzeptiert – sonst bleibt der Weg über Post oder Abrechnungsstelle.
Und wenn ein Klient gar nicht über §45b abgerechnet wird?
Dann schaltest du das Budget einfach ab. Genauso funktionieren Klienten, die ausschließlich Pflegeberatung erhalten, privat versichert sind oder über eine Unfallversicherung laufen – jeweils mit dem passenden Rechnungstyp.
Kann ich je Standort eine eigene IK-Nummer hinterlegen?
Ja. Du hinterlegst je Standort bzw. Bundesland eigene IK-Nummern, auch für die Pflegeberatung. Dann stellt HeyCarla die Rechnungen mit der passenden Nummer aus – wichtig für Dienste mit Standorten in mehreren Bundesländern.
Wie viel bleibt am Monatsende Handarbeit?
Der Großteil läuft in einem Durchgang. Übrig bleiben die Sonderfälle, die HeyCarla in der Fehlerliste ausweist – fehlende Genehmigung, aufgebrauchtes Budget, fehlende Unterschrift. Die arbeitest du gezielt ab, statt jede Rechnung einzeln zu prüfen. In „Rechnung bereit" filterst du dafür nach Kasse oder Rechnungstyp und bearbeitest die gefilterte Menge gebündelt.
Bring uns deinen kompliziertesten Klienten
Mehrere Budgettöpfe, Beihilfe, Eigenanteil? In 30 Minuten legen wir die Regeln gemeinsam an und erzeugen die Rechnung – dann siehst du, ob es passt.
- 940.000 Einsätze begleitet — das sind 2 Mio. Stunden
- 370.000 Rechnungen erstellt
- 8.000+ Alltagsbegleiter im Einsatz
- 300+ Dienste in Deutschland
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All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.