Zeiten erfassen sich selbst
Keine handschriftlichen Stundenzettel mehr. Die App schlägt die geplante Zeit vor, bestätigen genügt – der Stundennachweis entsteht automatisch.
%20(30%20x%2015%20cm)-2.png)
Mitarbeiter-App
Einsatzbereit – auch ohne Empfang.
Zeiten, Fahrten und Unterschriften erfasst dein Team direkt beim Klienten. Bricht im Treppenhaus das Netz weg, läuft die App offline weiter. Für iPhone und Android, auf dem privaten Smartphone nutzbar.
7.000
Alltagsbegleiter im Einsatz
250+
Dienste in Deutschland
%20(1).png)
Für die Praxis gedacht
Drei Dinge, die dein Team nicht mehr von Hand macht
Entwickelt für Menschen, die zwischen zwei Terminen im Auto sitzen – nicht am Schreibtisch.
Fahrten laufen ohne Tracking
Fahrzeiten und Kilometer übernimmt die App automatisch über die Google-Maps-Anbindung – berechnet aus Start- und Zieladresse, nicht durch GPS-Verfolgung. Kundenfahrten lassen sich mit Grund ergänzen.
Unterschriften einfach nachholen
Fehlende Signaturen sind rot markiert und lassen sich nachholen – auch von Kolleginnen oder per Link über E-Mail und WhatsApp.
Ablauf beim Klienten
Vom Öffnen bis zur Unterschrift in 25 Sekunden
Vier Handgriffe, danach ist der Termin dokumentiert, rechtssicher gespeichert und abrechenbar.
Termin öffnen
Der nächste Einsatz steht schon oben in der Tagesansicht, mit Adresse, Notfallkontakten und Hinweisen zum Klienten.
Zeit bestätigen
Die geplante Dauer ist vorgeschlagen – bestätigen oder anpassen, etwa zehn Minuten länger.
Fahrt ergänzen
Kilometer und Grund eintragen, falls für den Klienten gefahren wurde.
Unterschreiben lassen
Eine Übersicht zeigt dem Klienten, was er bestätigt. Signatur per Finger – und die App springt zum nächsten Termin.
App zum Anfassen
Tipp auf eine Funktion – das Handy dreht sich
Such dir aus, was du sehen willst. Rechts steht, was dein Team an dieser Stelle tut.
Funktion links antippen
Im Preis enthalten
Für dein ganzes Team, ohne Aufpreis
Die App ist Teil jedes Pakets – für beliebig viele Mitarbeitende, jede und jeder mit eigenem Login.
- Kein Diensthandy nötig. Läuft auf privaten Smartphones, iOS und Android – gebraucht wird nur ein Touchscreen für die Unterschrift.
- Sparsam beim Datenvolumen. Die App überträgt sehr geringe Datenmengen – auch bei knappem Tarif kein Thema.
- Du entscheidest, wer was sieht. Rechte sind feldweise einstellbar, nicht benötigte Menüpunkte lassen sich ausblenden.
- Kein GPS-Tracking. Strecken werden aus den hinterlegten Adressen berechnet, private Termine erscheinen im Büro nur als „beschäftigt“.
Offline-Funktion
Kellerwohnung, Landstraße, Funkloch – die App macht weiter.
Kein Empfang heißt nicht, dass der Nachweis wartet. Dein Team schaltet die App vor dem Einsatz auf offline, arbeitet ganz normal weiter und überträgt später, sobald wieder Netz da ist.
- Offline gehen. Vor dem Funkloch mit einem Tipp umschalten. Im Bürokalender ist sichtbar, wer offline unterwegs ist.
- Normal weiterarbeiten. Zeiten erfassen, Fahrten eintragen, Unterschrift einholen – alles funktioniert ohne Verbindung.
- Wieder online gehen. Zurück im Netz überträgt die App die Termine samt Unterschriften ins Büro. Nichts geht verloren.
In Zahlen
675.000 Einsätze sind über die App dokumentiert
Das sind rund 1,5 Millionen Stunden Betreuung – erfasst beim Klienten, nicht abends am Schreibtisch.
Wir nutzen HeyCarla inzwischen seit einem Jahr und sind wirklich rundum zufrieden. Vorher war die Verwaltung von Leistungsnachweisen und Abrechnungen deutlich zeitaufwendiger und unübersichtlicher. Mit HeyCarla läuft alles viel strukturierter und digital, was uns im Alltag spürbar Zeit spart. Besonders hervorheben möchten wir den tollen Support: schnell erreichbar, freundlich und immer lösungsorientiert. Klare Weiterempfehlung für alle, die ihre Prozesse einfacher und effizienter gestalten möchten!
Manuela Butz Bazile
Alltagshilfe-Freiburg
675.000
Einsätze begleitet
300.000
Rechnungen erstellt
250+
Dienste in Deutschland
Häufige Fragen
Was Betreuungsdienste vor der Einführung fragen
Fehlt eine Frage? Der Support ist montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr erreichbar.
Funktioniert die Mitarbeiter-App auch ohne Internet?
Ja. Einsätze lassen sich offline dokumentieren, die Daten werden lokal gespeichert und synchronisieren automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wie funktioniert die digitale Unterschrift des Klienten?
Der Klient unterschreibt am Ende des Einsatzes auf dem Display des Mitarbeiters. Die Unterschrift hängt automatisch am Leistungsnachweis und an der späteren Rechnung. War der Klient nicht anwesend, lässt sich die Unterschrift nachträglich per E-Mail-Link, per kopiertem Link oder beim nächsten Besuch einholen.
Werden Mitarbeiter bei HeyCarla per GPS getrackt?
Nein. Strecken und Fahrzeiten werden aus den hinterlegten Adressen berechnet, ein Live-Tracking des Mitarbeiterstandorts findet nicht statt. Private Termine erscheinen im Bürokalender nur als beschäftigt, ohne Details.
Wie verwaltet HeyCarla Urlaub und Krankmeldungen?
Mitarbeiter stellen Anträge in der App, die Genehmigung erfolgt im Büro, der Mitarbeiter wird automatisch informiert. Der Jahresanspruch wird bei unterjährigem Eintritt anteilig berechnet, Resturlaub ist übertragbar. Abgezogen werden nur die tatsächlich vereinbarten Arbeitstage.
Erstellt HeyCarla Stundenzettel für Mitarbeiter?
Ja, für alle Mitarbeiter eines Monats auf einmal. Der Stundenzettel enthält Datum, Start- und Endzeit, Dauer, Klient, Unterschrift sowie auf Wunsch Fahrzeit und Kilometer. Der Export erfolgt als ZIP oder CSV.
Kann ich steuern, welcher Mitarbeiter welche Daten sieht?
Ja, über frei definierbare Rollen mit den Rechten Lesen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen je Bereich. Rollen lassen sich zusätzlich auf einzelne Standorte begrenzen. Für Mitarbeiter wird separat geregelt, welche Klientendaten in der App sichtbar sind.
Zeig sie deinem Team – am besten live
In 30 Minuten gehen wir gemeinsam durch einen echten Arbeitstag: vom Einsatz in der App bis zur fertigen Abrechnung im Büro.
30 Tage kostenlos testen
Aus der Branche für die Branche
Die All-in-one-Lösung
- 675.000 Einsätze begleitet — das sind 1,5 Mio. Stunden
- 300.000 Rechnungen erstellt
- 7.000 Alltagsbegleiter im Einsatz
- 250+ Dienste in Deutschland
%20(30%20x%2015%20cm).png){kind=small}
All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.