Termin öffnen
Der nächste Einsatz steht oben in der Tagesansicht, mit Adresse und Hinweisen.
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Durchführung
Einsätze erledigen – digital und papierlos
Zeiten, Fahrten und die Unterschrift des Klienten entstehen direkt am Handy. Stundenzettel und Fahrtenbuch entfallen – was dokumentiert wird, ist sofort abrechenbar.
bis der Einsatz unterschrieben und dokumentiert ist
1,5 Mio.
Stunden dokumentiert
7.000
Alltagsbegleiter im Einsatz
Beim Klienten
Vier Handgriffe, dann steht der Nachweis
Kein Formular, kein Nachtragen am Abend. Der Termin dokumentiert sich, während er stattfindet.
Zeit erfassen
Geplante Dauer bestätigen oder anpassen – je nachdem, wie dein Dienst arbeitet.
Fahrt ergänzen
Kilometer und Grund eintragen, falls für den Klienten gefahren wurde.
Unterschreiben lassen
Eine Übersicht zeigt, was bestätigt wird. Signatur per Finger – fertig.
Zeiterfassung
Drei Wege, die Zeit zu erfassen
Du entscheidest, welcher zu deinem Dienst passt – und kannst es jederzeit ändern.
Stempeluhr
Beginn und Ende per Klick registrieren – die Arbeitszeit entsteht aus dem tatsächlichen Verlauf.
Geplante Zeit bestätigen
Ein Tipp genügt, die geplante Dauer wird übernommen. Nachträgliches Anpassen bleibt möglich, wenn es länger gedauert hat.
Der schnellste WegZeiten selbst eintragen
Start und Ende manuell erfassen – hilfreich, wenn ohne Stempeluhr gearbeitet oder nachträglich dokumentiert wird.
Im Detail
Was am Ende zählt: der Nachweis
Unterschriften gehen nicht verloren
War der Klient nicht da, bleibt die Signatur offen – und wird rot markiert, bis sie vorliegt. Nachholen geht auf drei Wegen.
- Per E-Mail-Link: Der Klient oder ein Angehöriger unterschreibt auf einer Seite, die Datum, Uhrzeit, Dauer und Mitarbeiterin zeigt
- Per kopiertem Link über WhatsApp oder einen anderen Kanal
- Vor Ort beim nächsten Einsatz, auch durch eine Kollegin
- Im Querformat wird das Signaturfeld größer, mit Uhrzeit und Namen des Klienten
- Optional monatlich eine zusätzliche Unterschrift zur Auftragserteilung
Kein Fahrtenbuch mehr
Kilometer und Fahrzeiten berechnet HeyCarla im Hintergrund von Adresse zu Adresse. Du bestimmst, welche Abschnitte zählen.
- Von zu Hause zum ersten Kunden, zwischen den Kunden, vom letzten zurück – einzeln aktivierbar
- Fahrten für den Klienten trägt dein Team mit Grund und Kilometern selbst ein
- Navigation und Anruf starten mit einem Tipp aus der App
- Kein Standort-Tracking: gerechnet wird über Adressen, nicht per Ortung
Der Stundenzettel schreibt sich mit
Am Monatsende nichts übertragen: Büro und Team sehen denselben Nachweis, inklusive Urlaub, Feiertagen und Krankmeldungen.
- Fehlende Unterschriften rot, Doppelbuchungen am selben Tag gelb markiert
- Alle Nachweise auf einmal erzeugen: als PDF, gebündelt im ZIP oder als CSV bzw. Excel im Aufbau des PDFs – zum Weiterverarbeiten, etwa für die Lohnbuchhaltung
- NeuRüstzeit: Eine feste Zeit in Minuten, zum Beispiel 5, zählt nach jedem Einsatz automatisch als Arbeitszeit. Sie erscheint im Stundenzettel, aber nicht auf der Rechnung – und lässt sich je Mitarbeiterin abschalten
- Nachtschichten: Bei mehr als 6 bzw. 9 Stunden berücksichtigt der Stundenzettel die Pause, ebenso den Überstundenabbau
- Sequenzprüfung: fehlt ein Vormonat, weist HeyCarla darauf hin
- Optional zählen nur unterschriebene Termine – Nachholer fließen in den Monat der Unterschrift
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Im Büro
Und wenn etwas anders lief als geplant
Der Alltag hält sich nicht an die Planung. Die Verwaltung kann nachträglich korrigieren – nachvollziehbar und ohne den Nachweis zu verlieren.
Fahrten korrigieren
Meldet jemand andere Kilometer als berechnet, passt du Entfernung, Kundenfahrten und Fahrzeit direkt im Stundenzettel an.
Verpasste Termine
Nur die Verwaltung kann sie nachträglich bestätigen. Die Unterschrift wird dann separat eingeholt.
Termine für die Vergangenheit
Nachträglich anlegen ist möglich – die Mitarbeiterin bestätigt anschließend selbst in der App.
Bestätigtes bleibt bestätigt
Abgeschlossene Termine sind gesperrt; nur die Endzeit lässt sich durch die Verwaltung ändern.
Signatur zurücksetzen
Hat jemand versehentlich unterschrieben, darf das Team es selbst zurücksetzen – wenn du das Recht vergibst.
Nur mit Unterschrift abrechnen
Auf Wunsch entstehen Rechnungen erst, wenn alle Unterschriften des Monats vorliegen.
Fehlende Unterschriften exportieren Neu
Im Kalender oder SmartKalender filterst du nach verpassten Terminen oder Terminen ohne Unterschrift und exportierst die Liste als Datei.
Abwesenheitsstunden anpassen
Automatisch übernommene Stunden für Urlaub oder Krankheit änderst du direkt im Stundenzettel, zum Beispiel von zwei auf eine Stunde. Der Tag bleibt Urlaubs- bzw. Krankheitstag.
Zeiterfassung für Admins
Administratoren bekommen einen eigenen Stundenzettel und erfassen ihre Zeit wie dein Team – sobald du die Regel in den Stundenzettel-Regeln aktivierst.
Offline-Funktion
Kellerwohnung, Landstraße, Funkloch
Kein Empfang heißt nicht, dass der Nachweis wartet. Seit Januar 2026 arbeitet die App ohne Verbindung weiter.
Schritt 01
Offline gehen
Vor dem Funkloch mit einem Tipp umschalten. Im Kalender ist sichtbar, wer offline unterwegs ist.
Schritt 02
Normal weiterarbeiten
Zeiten erfassen, Fahrten eintragen, Unterschrift einholen – alles funktioniert ohne Netz.
Schritt 03
Wieder online gehen
Zurück im Netz überträgt die App die Termine samt Unterschriften ins Büro.
Zuletzt dazugekommen
Rüstzeit im Stundenzettel
Export fehlender Unterschriften
Pausen bei Nachtschichten
Stundenzettel als CSV/Excel
Zeiterfassung für Admins
Warnung bei schwacher Verbindung
Doppelte Buchungen werden erkannt
Laufender Termin muss bestätigt werden
Größeres Signaturfeld im Querformat
Adressen und Notizen kopieren
Klientengeburtstage auf der Startseite
Aus der Praxis
Skaliere smarter, nicht härter
„Mir gefällt besonders, dass das System übersichtlich, intuitiv und genau auf die zeitintensiven Aufgaben zugeschnitten ist – von Einsatzplanung bis Abrechnung. Auch mein Team findet sich schnell zurecht, selbst ohne technischen Hintergrund."
Andreas
Geschäftsführer, AlleFarben Alltagshilfe
300.000
Rechnungen erstellt
250+
Dienste in Deutschland
Können Einsätze auch ohne Internet dokumentiert werden?
Ja. Dein Team schaltet die App vor dem Einsatz auf offline und arbeitet normal weiter – Zeiten, Fahrten und Unterschriften inklusive. Die Daten liegen bis dahin lokal auf dem Gerät und werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Bei schwachem Netz meldet sich die App von selbst.
Sind nachträgliche Änderungen an einem Einsatz möglich?
Ja, durch die Verwaltung. Bestätigte Termine sind bewusst gesperrt, damit der Nachweis stimmt – die Endzeit lässt sich aber anpassen, ebenso Kilometer, Kundenfahrten und Fahrzeiten im Stundenzettel. Auch automatisch übernommene Abwesenheitsstunden lassen sich dort ändern. Jede Änderung ist in der Historie nachvollziehbar.
Zählt die Vor- und Nachbereitung als Arbeitszeit?
Ja, über die Rüstzeit. Du hinterlegst eine feste Zeit in Minuten, die nach jedem Einsatz automatisch im Stundenzettel als Arbeitszeit zählt. Auf der Rechnung an Klienten oder Kassen taucht sie nicht auf. In den Stundenzettel-Regeln aktivierst du sie für alle, im Mitarbeiterprofil schaltest du sie für einzelne Personen wieder ab.
Brauche ich meine eigene Abtretungserklärung?
Nein. Abtretungserklärung und Leistungsnachweis sind in HeyCarla enthalten und werden je Rechnungstyp automatisch beigelegt. Für den Datenaustausch mit AS Bremen oder RZH erscheinen beide im geforderten Layout auf einem Blatt.
Was passiert, wenn der Klient nicht unterschreiben kann?
Der Termin bleibt gültig, die Unterschrift steht als offen markiert. Sie lässt sich später per E-Mail-Link, per kopiertem Link über WhatsApp oder beim nächsten Besuch nachholen – auch durch eine Kollegin. Auf Wunsch blockiert HeyCarla die Rechnungserstellung, bis alle Unterschriften des Monats vorliegen.
Wird der Standort meiner Mitarbeitenden erfasst?
Nein. Es findet kein Live-Tracking statt. Strecken und Fahrzeiten werden im Hintergrund von Adresse zu Adresse berechnet – aus dem Klientenprofil und der hinterlegten Wohn- oder Büroadresse.
Braucht mein Team ein Diensthandy?
Nein. Die App läuft auf privaten Smartphones mit iOS und Android, ist im Preis enthalten und überträgt nur geringe Datenmengen. Nötig ist lediglich ein Touchscreen für die Unterschrift.
Einmal selbst unterschreiben lassen
In 30 Minuten gehen wir einen echten Einsatz durch – vom Öffnen des Termins in der App bis zum fertigen Stundennachweis im Büro.
- 940.000 Einsätze begleitet — das sind 2 Mio. Stunden
- 370.000 Rechnungen erstellt
- 8.000+ Alltagsbegleiter im Einsatz
- 300+ Dienste in Deutschland
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All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.