Bundesland und Städte
Niedersachsen- Hannover · 12 Mitarbeitende
- Braunschweig · 8 Mitarbeitende
- Oldenburg · 5 Mitarbeitende
Passend, wenn du über Landesgrenzen wächst und Anerkennungen je Bundesland unterschiedlich sind.
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Skalierung
Ein System, auch wenn es drei Standorte werden
Standorte anlegen, Zuständigkeiten verteilen, Rechte feinjustieren –und trotzdem eine Zahl für das ganze Unternehmen.Ohne zweites Tool, ohne getrennte Datenbanken.
7.000
Alltagsbegleiter im Einsatz
60
Großkunden
Standorte und Punkte
Deine Struktur, nicht unsere
HeyCarla kennt zwei Ebenen: Standort und darunter Punkt.Was beides bedeutet, entscheidest du – und legst damit fest, wonach sichspäter alles filtern lässt.
Stadt und Stadtgebiete
München- München Nord · Tourenbereich
- München Ost · Tourenbereich
- München Süd · Tourenbereich
Passend, wenn ein Standort groß wird und Touren nach Gebieten geplant werden.
bis 100
Standorte je Unternehmen
bis 100Punkte je Standort
Überallfilterbar: Kalender, Listen, Analytics, Finanzen
Rollen und Rechte
Vier Rechte, für jede Seite einzeln
Statt „Admin oder nicht" legst du je Bereich fest, was erlaubt ist:sehen, anlegen, bearbeiten, löschen. Einmal als Rolle gespeichert,gilt sie für jeden neuen Zugang.
„Teamleitung"
frei anpassbar je Seite| Bereich | Sehen | Anlegen | Bearbeiten | Löschen |
|---|---|---|---|---|
| Kalender | ||||
| Klienten | ||||
| Stundenzettel | ||||
| Finanzen | ||||
| Einstellungen |
- Rolle auf Standorte begrenzen: die Teamleitung Nord sieht ausschließlich Daten ihrer Region
- Beim Anlegen eines Zugangs füllt die Rolle die Rechte vor – Feinheiten passt du danach individuell an
- Auch E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich auf bestimmte Rollen begrenzen
- Nicht benötigte Menüpunkte verschwinden ganz – getrennt für Büro und Mitarbeiter-App
Wer sieht was
Drei Zugänge, drei Blickwinkel
So sieht eine typische Aufteilung in einem Dienst mit mehreren Standorten aus.
Plant und betreut
Legt Termine an, pflegt Klientenakten, sieht die Stundenzettel ihres Teams. Finanzen und Einstellungen bleiben verborgen.
Begrenzt auf: Standort Nord
Rechnet ab
Erstellt Rechnungen, gleicht Zahlungen ab, verwaltet Kostenträger. Kalender nur lesend, damit nichts versehentlich verschoben wird.
Begrenzt auf: alle Standorte, ohne Einstellungen
Sieht alles
Standortübergreifende Kennzahlen, Rollenverwaltung, Systemeinstellungen. Vergleicht Umsatz, aktive Klienten und Mitarbeitende aller Standorte.
Ohne Begrenzung
Sicherheit
Mehr Zugänge heißt mehr Verantwortung
Je größer das Team, desto wichtiger wird, wer wann was gesehen hat.
Zwei-Faktor-Login
Für Administrator-Konten aktivierbar – ein zweiter Faktor zusätzlich zum Passwort.
Passwortregeln
Mindestens acht Zeichen mit Großbuchstabe, Zahl und Sonderzeichen – mit Stärkeanzeige beim Anlegen.
Offboarding mit Datum
Beim letzten Arbeitstag hinterlegt – einen Tag später ist der Zugang gesperrt, ohne dass jemand daran denken muss.
Protokolle
Aktivitätsprotokolle und Änderungshistorien zeigen, wer eine Zeit, ein Budget oder einen Termin angepasst hat.
Aus der Praxis
Skaliere smarter, nicht härter
„HeyCarla hat unsere Abläufe spürbar verbessert. Wir wachsen deutlich schneller,arbeiten effizienter und haben eine perfekte digitale Übersicht über alle Kunden.Dank des Tools können wir mehr Menschen glücklich machen, ohne mehr Aufwand."
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Kai
Geschäftsführer, Gemeinsam Jung
250+
Dienste in Deutschland
300.000
Rechnungen erstellt
Können Mitarbeitende an mehreren Standorten arbeiten?
Ja, Mitarbeitende lassen sich mehreren Standorten und Punkten zuordnen –praktisch bei Vertretungen. Klienten gehören dagegen immer zu genau einemStandort, damit Zuständigkeit und Abrechnung eindeutig bleiben.
Kann ich standortübergreifend auswerten?
Ja. Als Super Admin vergleichst du Umsatz, aktive Klienten und Mitarbeitendealler Standorte im Dashboard. Normale Zugänge lassen sich auf ihren Standortbegrenzen – sie sehen dann ausschließlich die eigenen Zahlen.
Was passiert, wenn ich später einen Standort dazunehme?
Du legst ihn an, ordnest Punkte, Mitarbeitende und Klienten zu – fertig. BestehendeDaten bleiben unberührt. Optional lässt sich einstellen, dass bei jeder NeuanlageStandort und Punkt Pflicht sind, damit die Struktur nicht ausfranst.
Muss ich mich vorher für eine Struktur entscheiden?
Nein, aber es hilft. Die Bedeutung von Standort und Punkt ist frei wählbar – einspäterer Wechsel bedeutet allerdings Umsortieren. In der Demo gehen wir dasgemeinsam durch, bevor du anfängst.
Können unterschiedliche Rollen unterschiedliche Auswertungen sehen?
Ja. Auswertungen sind Teil der Rechteverwaltung: Die Geschäftsführung sieht denkompletten Finanzüberblick, eine Teamleitung nur Einsatzdaten ihres Standorts.Beträge lassen sich zusätzlich per Klick ausblenden, wenn jemand mitschaut.
Wie viele Zugänge sind möglich?
Für Mitarbeitende unbegrenzt viele – die App ist im Preis enthalten. BeiAdministrator-Zugängen legst du so viele an, wie du brauchst, und vergibstSuper-Admin-Rechte gezielt.
Wie soll dein Dienst in zwei Jahren aussehen?
Sag uns, wohin du wachsen willst – in 30 Minuten bauen wir die Standortstrukturgemeinsam auf und legen die Rollen an, die dazu passen.
- 675.000 Einsätze begleitet — das sind 1,5 Mio. Stunden
- 300.000 Rechnungen erstellt
- 7.000 Alltagsbegleiter im Einsatz
- 250+ Dienste in Deutschland
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All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.