Bundesland und Städte
Niedersachsen- Hannover · 12 Mitarbeitende
- Braunschweig · 8 Mitarbeitende
- Oldenburg · 5 Mitarbeitende
Passend, wenn du über Landesgrenzen wächst und Anerkennungen je Bundesland unterschiedlich sind.
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Skalierung
Ein System, auch wenn es drei Standorte werden
Standorte anlegen, Zuständigkeiten verteilen, Rechte feinjustieren – und trotzdem eine Zahl für das ganze Unternehmen. Ohne zweites Tool, ohne getrennte Datenbanken.
7.000
Alltagsbegleiter im Einsatz
60
Großkunden
Standorte und Punkte
Deine Struktur, nicht unsere
HeyCarla kennt zwei Ebenen: Standort und darunter Punkt. Was beides bedeutet, entscheidest du – und legst damit fest, wonach sich später alles filtern lässt.
Stadt und Stadtgebiete
München- München Nord · Tourenbereich
- München Ost · Tourenbereich
- München Süd · Tourenbereich
Passend, wenn ein Standort groß wird und Touren nach Gebieten geplant werden.
bis 100Standorte je Unternehmen
bis 100Punkte je Standort
Überallfilterbar: Kalender, Listen, Analytics, Finanzen
- Eigene IK-Nummer je Standort: IK-Nummer und IK-Nummer Pflegeberatung hinterlegst du pro Standort – Rechnungen gehen mit der richtigen Kennung raus, auch über Bundesländer hinweg.
- Feiertage automatisch pro Standort: Mit dem Land am Standort werden gesetzliche Feiertage in die Stundenzählung einbezogen. Feiertage anderer Bundesländer ergänzt du einmalig im Kalender.
- Einstellungen in neun Bereichen: von „Unternehmen & Sicherheit“ bis „Protokolle & System“ – mit Suche oben rechts, die direkt zur passenden Einstellung springt.
Rollen und Rechte
Vier Rechte, für jede Seite einzeln
Statt „Admin oder nicht“ legst du je Bereich fest, was erlaubt ist: sehen, anlegen, bearbeiten, löschen. Einmal als Rolle gespeichert, gilt sie für jeden neuen Zugang.
„Teamleitung“
frei anpassbar je Seite| Bereich | Sehen | Anlegen | Bearbeiten | Löschen |
|---|---|---|---|---|
| Kalender | ||||
| Klienten | ||||
| Stundenzettel | ||||
| Finanzen | ||||
| Einstellungen |
- Rolle auf Standorte begrenzen: die Teamleitung Nord sieht ausschließlich Daten ihrer Region
- NeuKlienten und Mitarbeitende ohne Standort sehen: eine eigene Berechtigung in der Rolle. Gehen nach einem Standortwechsel Zuordnungen verloren, bleiben die Datensätze für die Zuständigen sichtbar und lassen sich korrigieren – nicht nur für Super Admins.
- Beim Anlegen eines Zugangs füllt die Rolle die Rechte vor – Feinheiten passt du danach individuell an
- Auch E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich auf bestimmte Rollen begrenzen
- Nicht benötigte Menüpunkte verschwinden ganz – getrennt für Büro und Mitarbeiter-App
Wer sieht was
Drei Zugänge, drei Blickwinkel
So sieht eine typische Aufteilung in einem Dienst mit mehreren Standorten aus.
Plant und betreut
Legt Termine an, pflegt Klientenakten, sieht die Stundenzettel ihres Teams. Finanzen und Einstellungen bleiben verborgen.
Begrenzt auf: Standort Nord
Rechnet ab
Erstellt Rechnungen, gleicht Zahlungen ab, verwaltet Kostenträger. Kalender nur lesend, damit nichts versehentlich verschoben wird.
Begrenzt auf: alle Standorte, ohne Einstellungen
Sieht alles
Standortübergreifende Kennzahlen, Rollenverwaltung, Systemeinstellungen. Vergleicht Umsatz, aktive Klienten und Mitarbeitende aller Standorte.
Ohne Begrenzung
Sicherheit
Mehr Zugänge heißt mehr Verantwortung
Je größer das Team, desto wichtiger wird, wer wann was gesehen und geändert hat.
Zwei-Faktor-Login
Für Administrator-Konten aktivierbar – ein zweiter Faktor zusätzlich zum Passwort.
Passwortregeln
Mindestens acht Zeichen mit Großbuchstabe, Zahl und Sonderzeichen – mit Stärkeanzeige beim Anlegen.
Zugang endet, wenn er enden soll
Beim letzten Arbeitstag hinterlegt – einen Tag später ist der Zugang gesperrt. Ändert sich die E-Mail-Adresse oder wird jemand rückwirkend auf inaktiv gesetzt, wird die Person in App und Web automatisch abgemeldet.
Protokolle und Einstellungsverlauf Neu
Aktivitätsprotokolle und Änderungshistorien zeigen, wer eine Zeit, ein Budget oder einen Termin angepasst hat. Der Einstellungsverlauf zeigt, wer wann welche Einstellung geändert hat.
Aus der Praxis
Skaliere smarter, nicht härter
„HeyCarla hat unsere Abläufe spürbar verbessert. Wir wachsen deutlich schneller, arbeiten effizienter und haben eine perfekte digitale Übersicht über alle Kunden. Dank des Tools können wir mehr Menschen glücklich machen, ohne mehr Aufwand.“
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Kai
Geschäftsführer, Gemeinsam Jung
250+
Dienste in Deutschland
300.000
Rechnungen erstellt
Können Mitarbeitende an mehreren Standorten arbeiten?
Ja, Mitarbeitende lassen sich mehreren Standorten und Punkten zuordnen – praktisch bei Vertretungen. Klienten gehören dagegen immer zu genau einem Standort, damit Zuständigkeit und Abrechnung eindeutig bleiben.
Kann ich standortübergreifend auswerten?
Ja. Als Super Admin vergleichst du Umsatz, aktive Klienten und Mitarbeitende aller Standorte im Dashboard. Normale Zugänge lassen sich auf ihren Standort begrenzen – sie sehen dann ausschließlich die eigenen Zahlen.
Was passiert, wenn ich später einen Standort dazunehme?
Du legst ihn an, ordnest Punkte, Mitarbeitende und Klienten zu – fertig. Bestehende Daten bleiben unberührt. Optional lässt sich einstellen, dass bei jeder Neuanlage Standort und Punkt Pflicht sind, damit die Struktur nicht ausfranst.
Was passiert mit Klienten, wenn ihr Standort wechselt?
Gehen bei einem Standortwechsel Zuordnungen verloren, tauchen die Datensätze nicht einfach unter: Mit dem Rollenrecht „Klienten und Mitarbeitende ohne Standort sehen“ finden auch Teamleitungen und andere Rollen sie wieder und können die Zuordnung korrigieren. Ohne dieses Recht sieht sie nur der Super Admin.
Kann ich mehrere IK-Nummern hinterlegen?
Ja. Die IK-Nummer und die IK-Nummer Pflegeberatung hinterlegst du je Standort. Rechnungen werden dann mit der IK-Nummer des jeweiligen Standorts bzw. Bundeslands ausgestellt – wichtig, wenn du in mehreren Bundesländern arbeitest. Mehr zur Abrechnung
Muss ich mich vorher für eine Struktur entscheiden?
Nein, aber es hilft. Die Bedeutung von Standort und Punkt ist frei wählbar – ein späterer Wechsel bedeutet allerdings Umsortieren. In der Demo gehen wir das gemeinsam durch, bevor du anfängst.
Können unterschiedliche Rollen unterschiedliche Auswertungen sehen?
Ja. Auswertungen sind Teil der Rechteverwaltung: Die Geschäftsführung sieht den kompletten Finanzüberblick, eine Teamleitung nur Einsatzdaten ihres Standorts. Beträge lassen sich zusätzlich per Klick ausblenden, wenn jemand mitschaut.
Kann ich nachvollziehen, wer eine Einstellung geändert hat?
Ja. Der Einstellungsverlauf unter „Protokolle & System“ zeigt Datum, Nutzer und die geänderte Einstellung – mit Abschnitt, Feld sowie altem und neuem Wert. So klärst du schnell, wer was angepasst hat.
Wie viele Zugänge sind möglich?
Für Mitarbeitende unbegrenzt viele – die App ist im Preis enthalten. Bei Administrator-Zugängen legst du so viele an, wie du brauchst, und vergibst Super-Admin-Rechte gezielt.
Wie soll dein Dienst in zwei Jahren aussehen?
Sag uns, wohin du wachsen willst – in 30 Minuten bauen wir die Standortstruktur gemeinsam auf und legen die Rollen an, die dazu passen.
- 940.000 Einsätze begleitet — das sind 2 Mio. Stunden
- 370.000 Rechnungen erstellt
- 8.000+ Alltagsbegleiter im Einsatz
- 300+ Dienste in Deutschland
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All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.