Aus der Branche für die Branche

Die Software für Alltagshilfe- und Betreuungsdienste

Von der Klientenakte über die Einsatzplanung bis zur Abrechnung des Entlastungsbetrags nach §45b SGB XI deckt HeyCarla den kompletten Ablauf ab. Ein System statt fünf Excel-Listen.

5,0 Bewertung Über 250 Dienste in Deutschland Mitarbeitende unbegrenzt inklusive
Klientenakte
Name G. Schmitt
Krankenversicherung AOKVersichertennr. A123456789
Pflegegrad 3
Budget §45b Entlastung 131,00 €je Monat, wird fortgeschrieben
Budget §39 Verhinderungspflege 3.539,00 €je Jahr, ab Pflegegrad 2
Rechnungsregel ReihenfolgeEntlastung → Verhinderungspflege → Eigenanteil
Gespeichert
24. – 28. August 2026
Mo 24 Di 25 Mi 26 Do 27 Fr 28 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00
08:00B. Hansen
10:00I. Norheim
09:00G. Schmitt
08:00M. Vogt
11:00B. Hansen
09:00I. Norheim
10:00 G. Schmitt Unterschrieben
Mitarbeiter-App · Mi 26.08.2026

08:15 – 09:15 I. Norheim

G. Schmitt

Mittwoch, 26.08.2026

10:00 – 11:00

Hauptstraße 2, 10319 Berlin

Hinweise

Hilft gern in der Küche, braucht aber etwas mehr Zeit.

Notfallkontakte

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August 2026
Beispielhafte Rechnungsübersicht in HeyCarla: fünf Rechnungen für August 2026, verteilt auf Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege und Eigenanteil. Drei stehen nach dem Bankabgleich auf bezahlt, eine wartet auf die Unterschrift.
Rechnung Klient:in Budget Summe Status
Noch keine Rechnungen für August 2026 5 abgeschlossene Einsätze sind abrechnungsbereit.
RA-104 B. Hansen §45b Entlastung 103,75 € Bezahlt
RA-103 I. Norheim §39 Verhinderungspflege 200,00 € Bezahlt
RA-102 G. Schmitt §45b Entlastung 131,00 € Bezahlt
RA-101 G. Schmitt Eigenanteil 40,00 € Gesendet
RA-100 M. Vogt §45b Entlastung 43,20 € Prüfen
Mitarbeiter Analytics · August 2026
Arbeitsstunden 412:20
Abgeschlossene Termine 386
Gefahrene km 1.285 km
Auslastung Team 89 %

Auslastung je Mitarbeiter

A. Beispiel 60:00 h / Monat 86 %

L. Bolder 105:00 h / Monat 94 %

D. Kurz 85:00 h / Monat 112 %

M. Schwan 105:00 h / Monat 64 %

Fahrzeit-Analyse

13 % Fahrzeitanteil
6,0 km je Einsatz

Beispielwerte zur Veranschaulichung

Beispielwerte zur Veranschaulichung

HeyCarla in Zahlen

675.000 Einsätze, die alle dokumentiert und abgerechnet wurden

675.000 begleitete Einsätze sind 1,5 Millionen dokumentierte Stunden – erfasst in der Mitarbeiter-App, geprüft im Büro, abgerechnet mit den Pflegekassen.

675.000
Einsätze begleitet
300.000
Rechnungen erstellt
7.000
Alltagsbegleiter im Einsatz
250+
Dienste in Deutschland
Vorschau · HeyCarla Kundenbewertungen

Kundenstimmen

Nachprüfbar zufrieden: das sagen Dienste, die mit HeyCarla arbeiten

Keine ausgedachten Referenzen — jedes Zitat stammt aus einer öffentlichen Google-Rezension oder aus einer Rückmeldung, die uns ein Dienst direkt geschickt hat.

5,0 Durchschnitt auf Google · über 250 Dienste in Deutschland

  • Erfolgsgeschichte
    Vor HeyCarla betreuten wir 220 Kunden mit 30 Mitarbeitenden. Heute sind es 300 Kunden mit 53 Mitarbeitenden – und rund 165 Einsätze pro Woche werden digital, transparent und deutlich einfacher koordiniert.
    Lucas HeilGeschäftsführer, ATB Heil
  • Google
    Vor der Nutzung von HeyCarla arbeitete ich mit Excel-Listen und mehreren Tabellen in Word, jetzt kann ich in einem Programm auf alle relevanten Klientendaten zugreifen. […] Budgets werden automatisch berechnet, Rechnungen inkl. Abtretung und Leistungsnachweis erstellt. Eine große Zeitersparnis!
    Steffi Gerstenberger
  • Google
    […] Hey Carla erleichtert unsere Arbeitsabläufe sehr zum positiven. Kein Vergleich zu unserem vorherigen Anbieter. Einfache App, mit den wichtigsten Programmen, die man als Betreuungsdienst benötigt. Regelmäßige Updates mit Videocall-Einführung. Wir sind sehr zufrieden.
    Seniorenhilfe KotherBetreuungsdienst
  • Google
    Wir haben uns im letzten Jahr schon mal für HeyCarla interessiert, aber letztendlich dann doch dagegen entschieden. Jetzt steht die Software dank großer Verbesserungen und Weiterentwicklungen ganz anders da. […] Wir können jedem Betreuungsdienst diese Software nur empfehlen.
    Ralf Reuter
  • Google
    Wir nutzen HeyCarla inzwischen seit einem Jahr und sind wirklich rundum zufrieden. Vorher war die Verwaltung von Leistungsnachweisen und Abrechnungen deutlich zeitaufwendiger und unübersichtlicher. Mit HeyCarla läuft alles viel strukturierter und digital, was uns im Alltag spürbar Zeit spart. […]
    Manuela Butz Bazile
  • Google
    Endlich gibt es ein Abrechnungsprogramm, das optimal auf die Bedürfnisse von Betreuungsdiensten abgestimmt ist. Die freundlichen Geschäftsführer und Mitarbeiter*innen liefern schnelle Rückmeldungen und kompetente Erklärungen. […] Ich fühle mich bestens betreut und denke, wir haben die richtige Lösung gefunden.
    Anja UllrichGeschäftsführerin, Lebenszeit GmbH
  • Hey Carla hat unseren Arbeitsalltag spürbar erleichtert und uns viele Stunden Arbeit abgenommen. Die Software ist intuitiv, schnell und zuverlässig – und das Entwicklerteam reagiert jederzeit kompetent und engagiert. Besonders positiv: Rechnungen werden von den Pflegekassen so schnell wie nie zuvor bezahlt.
    Stephanie ReuterGründerin, Die Hausheldin
  • Google
    Auf der Suche nach einer Abrechnungssoftware für unseren neu gestarteten Betreuungsdienst sind wir auf HeyCarla gestoßen. Wir waren vom ersten Augenblick an begeistert und haben nicht bereut, diese Software gewählt zu haben. Absolut nutzerfreundlich, ein super Team, super schnelle Hilfe. […]
    Sarah Biesinger
  • Google
    Früher mussten wir alles manuell organisieren, was unserem Team viel Zeit und Energie gekostet hat, die eigentlich in die Betreuung hätte fließen sollen. Seitdem wir HeyCarla nutzen, ist die Organisation deutlich effizienter geworden, mit weniger Aufwand, weniger Chaos und vor allem mehr Zeit für das, was wirklich zählt. Klare Empfehlung!
    BekimGeschäftsführer, Pflege mit Vertrauen
  • HeyCarla ist mehr als nur ein neues Abrechnungssystem – es ist ein echter Schritt nach vorne. Es bringt Struktur in komplexe Prozesse, spart Zeit im Alltag und schafft die Klarheit, die man sich schon lange gewünscht hat. […]
    A&N Ihre HaushaltshilfeName der Zitatgeberin fehlt
  • Google
    Phänomenale praxisorientierte Software für Alltagshelfer. Alles drin, übersichtlich, super Support (man wird nie im Stich gelassen), mega zeitsparend, größtenteils intuitive Bedienung. […] Nach vielen schlechten Erfahrungen mit anderen Software-Lösungen bin ich mehr als glücklich mit HeyCarla.
    Elisabeth
  • Google
    Ich nutze HeyCarla für meinen queersensiblen Alltagshilfedienst in Berlin – und bin wirklich sehr zufrieden. Was mir besonders gefällt: Das System ist übersichtlich, intuitiv bedienbar und deckt genau die Bereiche ab, die im Alltag wirklich Zeit kosten – von der Einsatzplanung bis zur Abrechnung.
    Andreas SchützGeschäftsführer, AlleFarben Alltagshilfe
  • Google
    HeyCarla hat unsere Abläufe spürbar verbessert. Wir wachsen deutlich schneller, arbeiten effizienter und haben eine perfekte digitale Übersicht über alle Kunden.
    KaiGeschäftsführer, Gemeinsam Jung
  • Die digitale Unterstützung unserer Tätigkeit läuft bereits seit Jahren, doch mit HeyCarla wird unsere Verwaltungsarbeit effizienter und smarter. Die App erleichtert den Alltag der Alltagsbegleitenden enorm und bringt zusätzlich Freude in unseren gemeinsamen Alltag. Was könnte man sich mehr wünschen?
    Die AlltagsbegleiterFranchise · 57 Standorte
  • Erfolgsgeschichte
    Wir sind restlos begeistert vom System HeyCarla. Dass es eine Lösung gibt, die genau auf unsere Branche zugeschnitten ist, hätte ich nie für möglich gehalten.
    Alexandra LindbergGeschäftsführung, Pulheimer Engel
  • Kundenstimme
    HeyCarla erleichtert uns die Einsatzplanung, die Abrechnung und unsere tägliche Orga. Großes Lob an alle vom Team! Ihr seid spitze! Wir lieben was wir tun.
    Florence & SabrinaGeschäftsführerinnen, Zwei mit Herz

Zitate mit dem Vermerk „Google" stammen aus öffentlichen Google-Rezensionen, die übrigen aus Rückmeldungen, die uns die Dienste direkt geschickt haben. Alle Zitate wurden inhaltlich nicht verändert; gekürzte Stellen sind mit […] gekennzeichnet.

Ausführliche Erfolgsgeschichten ansehen
HeyCarla — Footer (Vorschau)
  • 675.000 Einsätze begleitet — das sind 1,5 Mio. Stunden
  • 300.000 Rechnungen erstellt
  • 7.000 Alltagsbegleiter im Einsatz
  • 250+ Dienste in Deutschland
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