Mitarbeiter-Analytics
Arbeitsstunden, durchschnittliche Termindauer, gefahrene Kilometer, Fahrzeitanteil und die Auslastung jeder Kollegin gegenüber ihrem Soll.
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Auswertung
Entscheide mit Zahlen statt Bauchgefühl
Auslastung, Fahrzeitanteil, Klientenentwicklung, offene Rechnungen – HeyCarla wertet aus, was beim Arbeiten sowieso entsteht. Ohne dass jemand Zahlen zusammensucht.
50 Mio. €
Umsatzvolumen mit HeyCarla generiert
250+
Dienste in Deutschland
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Drei Blickwinkel
Team, Klienten, Finanzen
Drei Auswertungsbereiche, jeder mit eigenen Kennzahlen und Diagrammen – filterbar nach Zeitraum, Standort und Person.
Klienten-Analytics
Aktive Klienten, Zugänge und Abgänge im Monat, Einsätze je Klient sowie die Budgetauslastung nach §45b, §45a und §39.
Finanzen
Gesamte, bezahlte und offene Einnahmen, durchschnittliche Rechnungshöhe, überfällige Posten – auf Wunsch für das ganze Jahr, plus Export für die Buchhaltung.
Mitarbeiter-Analytics
Wo dein Team wirklich steht
Nicht nur wie viele Stunden geleistet wurden, sondern wie sie sich verteilen – und wie viel davon auf der Straße vergeht.
Arbeitsstunden
1.284h
im gewählten Monat
Ø Termindauer
1:45h
aus abgeschlossenen Einsätzen
Gefahrene KM
4.910
mit Kunden und zwischen Terminen
Auslastung Team
87%
Ist-Stunden geteilt durch Soll
Auslastung je Mitarbeiterin
Absteigend sortiert. Über 100 Prozent heißt: das Soll ist überschritten – ein früher Hinweis auf Überlastung.
Beispielwerte zur Veranschaulichung
Fahrzeit-Analyse
Wie viel der Arbeitszeit auf Wege entfällt – die Kennzahl, mit der sich Touren wirklich verbessern lassen. Die gefahrenen Kilometer erscheinen getrennt: einmal mit und für Kunden (Kundentermine, Besorgungen, Klient im Auto), einmal zwischen den Terminen (Transferfahrten) – je Mitarbeiterin und als Summe.
Fahrzeit je Einsatz12 Min.
Kilometer je Einsatz6,4 km
Beispielwerte zur Veranschaulichung
Abwesenheiten über das Jahr
Genehmigte Abwesenheiten je Monat, aufgeschlüsselt nach Art – die Grundlage für eine realistische Sommerplanung.
Beispielwerte zur Veranschaulichung
Und was noch gezählt wird
- Abgeschlossene und geplante Einsätze, getrennt ausgewiesen
- Beratungstermine nach §37.3 und Zusatztermine je eigener Zähler
- Einsatzzeit und Fahrtzeit im Wochenverlauf nebeneinander
- Nachtschichten fließen ein, wenn du sie nutzt
Klienten-Analytics
Wächst dein Dienst – und wie schnell?
Zugänge, Abgänge und Einsatzhäufigkeit Monat für Monat. Dazu die Frage, die im Alltag oft untergeht: Wird das Budget der Klienten überhaupt genutzt?
Aktive Klienten
95
im gewählten Monat
Neue Klienten
7
erstmals aktiv gesetzt
Abgänge
3
Versorgung beendet oder verstorben
Einsätze je Klient
6,2
Durchschnitt im Monat
Budgetauslastung je Klient
Umschaltbar zwischen §45b, §45a und §39. Ungenutztes Budget verfällt – hier siehst du rechtzeitig, wo noch Luft ist.
Beispielwerte zur Veranschaulichung
Was daraus folgt
- Kaum genutztes Budget ist ein Anlass für ein Gespräch – gut für den Klienten und für deinen Umsatz
- Der Einsatzverlauf über die Monate zeigt, ob die Betreuung stabil läuft
- Zugänge gegen Abgänge gestellt ergibt das echte Wachstum, nicht nur die Gesamtzahl
- Absagen von Interessenten halten den Grund fest, etwa „preislich nicht passend" oder „zu weit entfernt" – so beruhen Entscheidungen auf Daten statt Bauchgefühl
- Alle Listen als CSV exportierbar, gefiltert nach Standort und Punkt
Finanzen
Was reingekommen ist – und was noch aussteht
Beispielwerte zur Veranschaulichung
NeuGanzes Jahr: In der Monatsauswahl der Finanzanalyse wählst du „Ganzes Jahr", und alle Zahlen und Diagramme werden für das komplette Jahr berechnet – ohne Monatswerte zusammenzurechnen.
Raus aus HeyCarla, rein in die Buchhaltung
- DATEV-Export mit Konten je Rechnungstyp, Kostenträger oder Klient – dein Steuerberater lädt die Datei direkt hoch
- Überfällige Rechnungen sind markiert, bei Mailversand mit Versanddatum
- Anzahl Rechnungen, bezahlte Gesamtstunden und durchschnittliche Rechnungshöhe als eigene Kennzahlen
- Bei jedem Export wählst du die Spalten selbst aus
DATEVCSVZIPopta dataSozial FactoringAS Bremen
Nachvollziehbar
Eine Kennzahl nützt nur, wenn du ihr traust
Deshalb erklärt sich jede Zahl selbst – und du bestimmst, wer sie zu sehen bekommt.
Berechnung einsehbar
Jede Kachel und jedes Diagramm hat ein Info-Symbol mit der Berechnungsgrundlage – etwa, dass Mitarbeitende ohne Monats-Soll aus dem Auslastungsschnitt herausfallen.
Sichtschutz im Büro
Beträge lassen sich per Klick ausblenden, wenn jemand mit im Raum sitzt. Die „Offenen Einnahmen" im Dashboard erscheinen beim Laden gar nicht erst, sondern erst per Augen-Symbol. Einzelne Kacheln und Diagramme kannst du dauerhaft verbergen.
Rollen bestimmen die Sicht
Die Teamleitung sieht Einsätze ihres Standorts, die Geschäftsführung die Finanzen. Auswertungen sind Teil der Rechteverwaltung.
Aus der Praxis
Skaliere smarter, nicht härter
„Mit HeyCarla läuft unsere Organisation endlich reibungslos. Wir haben alle Daten zu unseren Klienten jederzeit im Blick und auch unsere Mitarbeiter schätzen die intuitive Bedienung – das spart Zeit und sorgt für mehr Zufriedenheit im Team."
Julia
Assistenz der Geschäftsführung, H&V Service GmbH
675.000
Einsätze begleitet
300.000
Rechnungen erstellt
Muss ich für die Auswertungen etwas zusätzlich pflegen?
Nein. Die Kennzahlen entstehen aus den Terminen, Stundenzetteln und Rechnungen, die ohnehin im System liegen. Eine Ausnahme: die Auslastung braucht ein hinterlegtes Monats-Soll im Mitarbeiterprofil – ohne das bleibt der Prozentwert leer.
Wie wird die Auslastung berechnet?
Ist-Stunden aus dem Stundennachweis geteilt durch die monatlichen Soll-Stunden. Werte über 100 Prozent bedeuten, dass mehr geleistet wurde als vereinbart. Beim Team-Durchschnitt zählen nur Mitarbeitende mit hinterlegtem Soll mit.
Kann ich die Finanzen für das ganze Jahr auf einmal auswerten?
Ja. In der Monatsauswahl der Finanzanalyse wählst du „Ganzes Jahr". Dann werden alle Zahlen und Diagramme für das komplette Jahr berechnet, du musst keine Monatswerte zusammenrechnen.
Sind auch alte Monate zuverlässig auswertbar?
Bei Stunden, Fahrten und Rechnungen ja. Bei aktiven Klienten, Zugängen und Abgängen kann es für weit zurückliegende Monate ungenau sein, weil der Statusverlauf erst später eingeführt wurde – ältere Statusänderungen sind möglicherweise nicht vollständig erfasst.
Kann ich Auswertungen je Standort trennen?
Ja. Alle Kennzahlen lassen sich nach Standort und Punkt filtern. Über die Rollen kannst du eine Teamleitung zusätzlich fest auf ihren Standort begrenzen – sie sieht dann nur die eigenen Zahlen.
Kann ich die Daten exportieren?
Ja, jede Übersicht als CSV mit selbst gewählten Spalten – Mitarbeiter-, Klienten- und Rechnungsdaten ebenso wie einzelne Diagramme. Für die Buchhaltung gibt es zusätzlich den DATEV-Export. Stundenzettel erhältst du gebündelt als ZIP oder je Mitarbeiter als CSV bzw. Excel.
Sehen Mitarbeitende die Auswertungen auch?
Nur was du freigibst. In der App sieht dein Team den eigenen Stundenzettel, Auswertungen zu Finanzen bleiben der Verwaltung vorbehalten. Für Gespräche im Büro lassen sich Beträge zusätzlich mit einem Klick ausblenden.
Welche Zahl fehlt dir gerade am meisten?
In 30 Minuten schauen wir gemeinsam, welche Auswertung deine Frage beantwortet – und was dafür im System hinterlegt sein muss.
- 940.000 Einsätze begleitet — das sind 2 Mio. Stunden
- 370.000 Rechnungen erstellt
- 8.000+ Alltagsbegleiter im Einsatz
- 300+ Dienste in Deutschland
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All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.