Abrechnung auf einen Klick
Am Monatsende entstehen alle Rechnungen in einem Durchgang. Die erbrachten Leistungen werden regelbasiert auf die Budgets verteilt, unklare Fälle landen in einer Fehlerliste statt in einer falschen Rechnung.
Für Alltagshilfe-Dienste
HeyCarla rechnet den Entlastungsbetrag nach §45b SGB XI, Verhinderungspflege nach §39 SGB XI und die Umwandlung nach §45a SGB XI automatisch ab. Planung, Leistungsnachweis und Abrechnung in einem System — gebaut für genau eine Branche.
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Für dich gebaut
HeyCarla ist ausschließlich für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste entwickelt. Keine Medikamentengabe, keine MDK-Dokumentation, keine Pflegeplanung — dafür alles, was dein Alltag wirklich braucht.
Am Monatsende entstehen alle Rechnungen in einem Durchgang. Die erbrachten Leistungen werden regelbasiert auf die Budgets verteilt, unklare Fälle landen in einer Fehlerliste statt in einer falschen Rechnung.
Der Leistungsnachweis wird direkt beim Klienten in der Mitarbeiter-App unterschrieben. Kein Einsammeln, kein Drucker, kein Briefumschlag an den Abrechnungsdienst.
Vorjahres- und Jahresbudget stehen je Klient im Profil. Schon bei der Terminplanung warnt das System, wenn der Topf nicht reicht — nicht erst bei der Abrechnung.
Der Unterschied
Wähle eine Aufgabe aus deinem Monat — und sieh, wie sie heute in den meisten Diensten läuft und wie sie mit HeyCarla aussieht.
Beträge einzeln berechnen, Rechnungsnummer vergeben, als PDF drucken, per Mail verschicken. Bestehende Dienste berichten von drei Tagen bis zu einer Woche pro Monat.
Rechnungstyp und Zeitraum wählen, erstellen, versenden. Zwei Abrechnungsregeln legen fest, in welcher Reihenfolge Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege und Umwandlung greifen.
Nachweise auf Papier bei den Mitarbeitenden einholen — nicht jeder hat einen Drucker. Am Ende geht der Stapel im Briefumschlag zum Abrechnungsdienst.
Der Klient unterschreibt in der Mitarbeiter-App. Der Leistungsnachweis liegt sofort digital im System und geht mit der Rechnung an die Kasse.
Bei jeder Frage nach dem Restbudget beginnt das Telefonieren mit Klienten und Kassen. Ob ein Betrag zum Stichtag verfällt, merkt man oft zu spät.
Vorjahres- und Jahresbudget stehen als eigene Spalten in der Klientenliste. HeyCarla schreibt sie fort und rechnet mit, welcher Betrag zum Stichtag verfallen würde.
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Fahrzeiten und Kilometer ausrechnen und in die Abrechnung übertragen — für jeden Einsatz, jeden Monat neu.
HeyCarla berechnet Fahrzeit und Kilometer zwischen den Einsätzen und übernimmt sie in den Termin. Die Mitarbeiter-App navigiert direkt zum Klienten.
Abrechnung
Inklusive Budgets, Bewilligungszeiträumen und der passenden Rechnungsform — für Pflegekasse, Krankenkasse und Privatkunden.
HeyCarla hinterlegt 40 % des monatlichen Sachleistungsanspruchs nach §36 SGB XI. Soll ein Klient weniger umwandeln, überschreibst du den Wert für den jeweiligen Monat.
| Pflegegrad | Monatlicher Umwandlungsbetrag |
|---|---|
| Pflegegrad 2 | 318,40 € |
| Pflegegrad 3 | 598,80 € |
| Pflegegrad 4 | 743,60 € |
| Pflegegrad 5 | 919,60 € |
Dein Monat
Drei Schritte, die heute die meiste Zeit kosten — und wie sie in HeyCarla aussehen.
Serientermine, Zusatztermine und Abwesenheiten in einer Ansicht. Was geplant ist, steht auch in der App der Mitarbeitenden — ohne Übertragen von Papier.
Jeder Einsatz wird gegen das passende Budget geprüft. Reicht ein Topf nicht, greift die nächste Priorität — oder der Restbetrag geht als Eigenanteil an den Klienten.
Rechnungstyp und Zeitraum wählen, erstellen, versenden. Die Rechnungen gehen über dein eigenes E-Mail-Konto raus, mit dem digitalen Leistungsnachweis im Anhang.
Unterwegs
Termine, Navigation, Dokumentation und die Unterschrift des Klienten — alles auf dem Handy. In jedem Paket unbegrenzt für alle Mitarbeitenden enthalten.
Rechne nach
Klienten mit Pflegegrad 1 bringen heute allein den Entlastungsbetrag nach §45b SGB XI. Als anerkannter Betreuungsdienst rechnest du die Sachleistung nach §36 SGB XI voll ab statt der 40 % Umwandlung nach §45a SGB XI. Im Rechner stellst du beide Wege mit deinen eigenen Zahlen gegenüber.
Modellrechnung auf Basis der heute geltenden Beträge — keine Prognose und keine Zusage. Was der Weg an Zeit und Auflagen kostet, steht im Rechner ehrlich dabei.
Aus der Praxis
675.000 begleitete Einsätze, das sind 1,5 Millionen dokumentierte Stunden. Dahinter stehen Dienste von der Einzelgründerin bis zum Franchise mit 57 Standorten.
HeyCarla hat unsere Abläufe spürbar verbessert. Wir wachsen deutlich schneller, arbeiten effizienter und haben eine perfekte digitale Übersicht über alle Kunden.
Ablauf
Du wechselst zum Monatswechsel, nicht mitten in der Abrechnung. Den Datenübertrag begleiten wir persönlich.
Klienten, Mitarbeitende und laufende Termine kommen ins System. Bewilligungen und Budgetstände werden mit übernommen, damit die erste Abrechnung stimmt.
Wir richten deine Abrechnungsregeln, Leistungsarten und Rollen gemeinsam ein und schulen dein Team an euren echten Fällen.
Der erste Monat läuft vollständig digital — Planung, Nachweis, Abrechnung. Bei Fragen ist der Support erreichbar, nicht nur ein Hilfe-Center.
Noch nicht als Anbieter anerkannt? Zum Gründerprogramm
Häufige Fragen
Und wenn hier etwas fehlt: im Gespräch beantworten wir es direkt — auch das, was HeyCarla noch nicht kann.
HeyCarla startet bei 139 € netto im Monat. Der Preis richtet sich nach den monatlich aktiv abgerechneten Klienten. Mitarbeitende sind in jedem Paket unbegrenzt enthalten, die Mitarbeiter-App ebenfalls.
Nein. HeyCarla ist ausschließlich für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste gebaut. Es gibt keine Medikamentengabe-Protokollierung und keine MDK-Pflegedokumentation — dafür die Budgetlogik, die diese Branche braucht.
Die in der Mitarbeiter-App geleistete Unterschrift wird auf dem Leistungsnachweis ausgegeben, der mit der Rechnung an die Kasse geht. Über 250 Dienste arbeiten so. Weil einzelne Kassen eigene Vorgaben zum Versandweg haben, klären wir das im Onboarding für deine Kostenträger mit.
Unbegrenzt viele, in jedem Paket. Der Preis hängt an den abgerechneten Klienten, nicht an der Teamgröße — wächst dein Team, ändert sich der Preis nicht.
Auf Servern in der EU, DSGVO-konform. Die Daten gehören dir und lassen sich exportieren.
In drei Schritten: Datenübernahme, persönliches Onboarding, Livegang zum Monatswechsel. Der Wechsel findet bewusst nicht mitten in einer laufenden Abrechnungsperiode statt.
Die vollständige Abrechnung der Sachleistung nach §36 SGB XI samt Datenträgeraustausch ist derzeit in Entwicklung. Die Umwandlung nach §45a SGB XI in Höhe von 40 % des Sachleistungsanspruchs rechnet HeyCarla heute schon automatisch ab. Wo wir genau stehen, sagen wir dir im Gespräch.
In der Demo rechnen wir einen echten Monat aus deinem Dienst durch — mit deinen Klienten, deinen Budgets und deinen Kostenträgern.
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All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.