Preise kalkulieren statt verhandeln: Personalkosten einpreisen

Bei Betreuungsdiensten mit Anerkennung nach §45a SGB XI läuft die Preisfindung anders als bei Pflegediensten – es gibt keine zentrale Verhandlung mit den Pflegekassen, sondern eine landesrechtliche Kalkulationspflicht, die du selbst erfüllen musst. Wer das nicht weiß, verwechselt schnell zwei völlig unterschiedliche Systeme und kalkuliert am Ende zu knapp oder riskiert bei der Landesbehörde Rückfragen zur Angemessenheit der eigenen Entgelte. Dieser Artikel erklärt, wie sich deine Preise als §45a-anerkannter Betreuungsdienst tatsächlich bestimmen, zeigt an zwei sehr unterschiedlichen Bundesländern – Thüringen und Nordrhein-Westfalen –, wie breit die Spanne der Landesregelungen ist, und liefert dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung samt Rechenbeispiel, mit der du deine eigenen Sätze sauber kalkulierst.

Warum Betreuungsdienste nicht wie Pflegedienste über §89 SGB XI verhandeln

Zugelassene Pflegedienste, die Pflegesachleistungen nach §36 SGB XI erbringen, handeln ihre Vergütung in individuellen Vergütungsvereinbarungen nach §89 SGB XI mit den Pflegekassen, den Trägern der Sozialhilfe oder deren Arbeitsgemeinschaften aus. §89 SGB XI schreibt dafür einheitliche Grundsätze vor: Die Vergütung muss leistungsgerecht sein und einem wirtschaftlich arbeitenden Pflegedienst ermöglichen, seine Aufwendungen zu finanzieren und seinen Versorgungsauftrag zu erfüllen – festgelegt werden kann sie nach Zeitaufwand, nach Leistungsinhalt unabhängig vom Zeitaufwand oder pauschal für Nebenleistungen. §45a-anerkannte Betreuungs- und Alltagshilfedienste sind in aller Regel nicht Teil dieses Systems, weil sie keine Pflegesachleistungen, sondern Angebote zur Unterstützung im Alltag erbringen: Für sie gibt es keine vergleichbare bundesrechtliche Verhandlungsnorm, sondern – wie der nächste Abschnitt zeigt – eine je nach Bundesland komplett unterschiedliche Systematik.

Wie sich deine Preise als §45a-anerkannter Betreuungsdienst stattdessen bestimmen

Deine Preise bestimmen sich über das Landesrecht zur §45a-Anerkennung, weil §45a Absatz 3 SGB XI die Anerkennung von Angeboten zur Unterstützung im Alltag ausdrücklich dem jeweiligen Bundesland überlässt – und mit der Anerkennung meist auch die Vorgaben zur Preisgestaltung. Bundesweit einheitlich ist dabei nur, dass Preise nicht frei gewählt werden dürfen, sondern nachvollziehbar und angemessen sein müssen; wie genau „nachvollziehbar" und „angemessen" nachgewiesen werden, unterscheidet sich zwischen den 16 Bundesländern erheblich. Zwei Modelle kommen dabei in der Praxis besonders häufig vor, wie die folgenden Beispiele aus Thüringen und Nordrhein-Westfalen zeigen.

Modell 1: Kostennachweis mit Entgeltdeckel

Beim ersten Modell weist du der Landesbehörde deine tatsächliche Kostenkalkulation nach und bekommst dafür Grenzen für einzelne Kostenbestandteile – etwa für die Personalvergütung – vorgegeben. Thüringen ist ein Beispiel für dieses Modell, wie der Abschnitt weiter unten zeigt.

Modell 2: Feste Preisobergrenzen unabhängig von der eigenen Kalkulation

Beim zweiten Modell verzichtet die Landesbehörde auf einen individuellen Kostennachweis und legt stattdessen feste Höchstbeträge pro Stunde oder pro Einsatz fest, die für alle Anbieter gleichermaßen gelten. Nordrhein-Westfalen ist ein Beispiel für dieses Modell, wie der Abschnitt weiter unten zeigt.

Beispiel 1: Kostenkalkulation und Entgeltdeckel in Thüringen

In Thüringen schreibt die Thüringer Verordnung über die Anerkennung und Förderung von Angeboten zur Unterstützung Pflegebedürftiger im Alltag (ThürAUPAVO) vor, dass Anbieter eine Kostenkalkulation vorlegen und ihre Entgelte als angemessen nachweisen (§3 Abs. 5 ThürAUPAVO). Für die Personalvergütung gilt dabei ein Deckel an der Entgeltgruppe TV-L E10, der im Einzelfall auf Antrag bis TV-L E13 angehoben werden kann (§4 Abs. 3 ThürAUPAVO). Die Sätze müssen zudem für eine Preisvergleichsliste der Pflegekassen veröffentlicht werden (§3 Abs. 6 ThürAUPAVO). Für dich bedeutet das: Deine Kalkulation muss lückenlos nachvollziehbar sein, dafür ist grundsätzlich auch eine über TV-L E10 hinausgehende Vergütung möglich, wenn du sie begründest.

Beispiel 2: Feste Preisobergrenzen in Nordrhein-Westfalen

In Nordrhein-Westfalen zählt dagegen nicht deine individuelle Kostenkalkulation, sondern eine feste Preisobergrenze: Laut der von der zuständigen Bezirksregierung veröffentlichten Informationen zur Anerkennung von Unterstützungsangeboten im Alltag dürfen gewerbliche und gemeinnützige Anbieter ohne Versorgungsvertrag einen Stundensatz von maximal 32,50 € nicht überschreiten, bei stundenweiser Betreuung in Gruppen sind maximal 20,00 € je Stunde anerkennungsfähig, und für Betreuungsgruppen mit Tagesbetreuung gilt in Anlehnung an die Tagespflege ein Höchstbetrag von 90,50 € pro Tag. Anders als in Thüringen spielt deine tatsächliche Kostenstruktur für die Anerkennungsfähigkeit keine Rolle, solange du innerhalb dieser Höchstbeträge bleibst – kalkulierst du darüber, wird der übersteigende Teil nicht über den Entlastungsbetrag erstattungsfähig.

Was der steigende Pflegemindestlohn für deine Kalkulation bedeutet

Weil es für §45a-anerkannte Betreuungsdienste keine zentrale Vergütungsverhandlung gibt, die Lohnsteigerungen automatisch ausgleicht, wirkt sich jede Erhöhung des Pflegemindestlohns unmittelbar auf deine eigene Kostenkalkulation aus – ganz gleich, ob dein Bundesland wie Thüringen einen Kostennachweis verlangt oder wie Nordrhein-Westfalen einen festen Höchstbetrag vorgibt. Seit dem 01.07.2026 liegt der Pflegemindestlohn bei 16,52 € für Pflegehilfskräfte, 17,80 € für qualifizierte Pflegehilfskräfte und 21,03 € für Pflegefachkräfte pro Stunde; die genauen Stufen und den nächsten Schritt zum 01.07.2027 findest du im Artikel „Pflegemindestlohn 2026: Die neuen Stundensätze seit 01.07.2026". Trägst du eine solche Erhöhung nicht zeitnah in deine Kalkulation ein, kalkulierst du so lange mit veralteten Personalkosten, bis du deine Sätze aktiv anpasst – bei einem Kostennachweis-Modell wie in Thüringen wirkt sich das direkt auf deinen Gewinn aus, bei einem Höchstbetrags-Modell wie in Nordrhein-Westfalen kann eine kräftige Lohnerhöhung im Extremfall sogar dazu führen, dass die Personalkosten allein den zulässigen Höchstbetrag übersteigen.

Was gehört in eine Vollkostenkalkulation für deinen Betreuungsdienst?

In eine Vollkostenkalkulation gehören alle Kosten, die für die Erbringung deiner Leistung tatsächlich anfallen, nicht nur der reine Lohn der Betreuungskraft während des Einsatzes. Den größten Anteil machen dabei die Personalkosten aus – neben dem Bruttolohn zählen dazu die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie anteiliges Urlaubs- und Weihnachtsgeld, zusammen häufig zwei Drittel bis drei Viertel der Gesamtkosten. Dazu kommen Gemeinkosten wie Fahrzeuge, Software, Versicherungen, Miete für Büroräume, Fortbildungen und Verwaltungsaufwand, die sich nicht einem einzelnen Einsatz zuordnen lassen, sondern auf alle produktiven Stunden umgelegt werden. Fahrt- und Wegezeiten solltest du gesondert einplanen, weil sie Arbeitszeit deiner Betreuungskräfte binden, ohne dass in dieser Zeit eine abrechenbare Leistung entsteht. Am Ende steht ein Gewinn- und Risikoaufschlag, der Ausfallzeiten durch Urlaub und Krankheit sowie unternehmerisches Risiko abdeckt.

Rechenbeispiel: Vom Vollkosten-Stundensatz zum Angebotspreis

Den Vollkosten-Stundensatz berechnest du, indem du deine gesamten jährlichen Kosten durch die Zahl der tatsächlich abrechenbaren, produktiven Betreuungsstunden teilst. Angenommen, eine Betreuungskraft verursacht bei dir jährlich 38.000,00 € Personal-Vollkosten (Bruttolohn, Arbeitgeberanteile, anteiliges Urlaubs- und Weihnachtsgeld) und leistet davon 1.400 tatsächlich abrechenbare Betreuungsstunden im Jahr, weil Wegezeiten, Dokumentation, Urlaub, Krankheit und Fortbildung einen Teil ihrer Arbeitszeit binden. Der reine Personalkostenanteil liegt damit bei 38.000,00 € geteilt durch 1.400 Stunden, also rund 27,14 € pro Stunde. Rechnest du anteilige Gemeinkosten von beispielsweise 9,50 € pro Stunde hinzu und schlägst du einen Gewinn- und Risikoaufschlag von 10 Prozent auf, ergibt sich ein Vollkosten-Stundensatz von rund 40,30 € pro Stunde. Dieser Wert ist dein rechnerisches Minimum – erst darüber verdienst du tatsächlich etwas; er sagt dir aber noch nichts darüber, ob er innerhalb der Vorgaben deines Bundeslandes liegt. Genau hier schließt sich der Kreis zu den beiden Modellen oben: In Thüringen müsstest du diese Kalkulation der Landesbehörde nachvollziehbar vorlegen, in Nordrhein-Westfalen mit dem Höchstbetrag von 32,50 € pro Stunde abgleichen – in diesem Beispiel läge der kalkulierte Satz mit rund 40,30 € bereits über der nordrhein-westfälischen Obergrenze und müsste entweder durch geringere Gemeinkosten oder einen kleineren Gewinnaufschlag gesenkt werden.

So aktualisierst du deine Sätze in 4 Schritten

1. Ermittle deine aktuellen Personal-Vollkosten pro Betreuungsstunde, inklusive Lohnnebenkosten, Fahrzeiten und Verwaltungsanteil – wie im Rechenbeispiel oben.
2. Gleiche das Ergebnis mit den Vorgaben deines Bundeslandes ab: Bei einem Kostennachweis-Modell wie in Thüringen prüfst du, ob deine Kalkulation innerhalb der zulässigen Entgeltgruppe liegt; bei einem Höchstbetrags-Modell wie in Nordrhein-Westfalen gleichst du direkt mit dem festen Stunden- oder Tagessatz ab.
3. Passe deine veröffentlichten Sätze an und reiche die aktualisierte Kalkulation bei der zuständigen Landesbehörde ein, falls dort eine Nachweispflicht besteht.
4. Informiere deine Klient:innen frühzeitig über neue Preise, damit sie ihr Entlastungsbetrags- oder Umwandlungsbudget realistisch planen können.

Typische Fehler bei der Preiskalkulation

Der häufigste Fehler ist, Fahrt- und Wegezeiten nicht oder nur unvollständig in den Stundensatz einzurechnen, obwohl sie echte, bezahlte Arbeitszeit deiner Betreuungskräfte binden. Ein zweiter häufiger Fehler ist, Lohnerhöhungen wie den Pflegemindestlohn zum 01.07. oder 01.01. nicht zeitnah nachzuziehen, sodass die Kalkulation über Monate mit veralteten Personalkosten rechnet. Drittens unterschätzen viele Betreuungsdienste den Anteil unproduktiver Zeit – Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Dokumentation –, wodurch die tatsächlich abrechenbaren Stunden pro Betreuungskraft niedriger ausfallen als angenommen und der Stundensatz zu knapp kalkuliert wird. Viertens wird eine eigene Preisänderung häufig nicht rechtzeitig bei der Landesbehörde oder in der Preisvergleichsliste aktualisiert, was bei einer Kontrolle zu Rückfragen führen kann.

Praxis-Tipp: Preistransparenz nutzen

Weil viele Bundesländer veröffentlichte Preisvergleichslisten vorschreiben, lohnt es sich, die eigene Kalkulation nachvollziehbar zu dokumentieren – das erleichtert nicht nur den Nachweis gegenüber der Landesbehörde, sondern auch Preisgespräche mit Selbstzahler:innen.

Was bedeutet das für deinen Betreuungsdienst in der Praxis?

Für deinen Betreuungsdienst zählt am Ende, dass du deine Preise nicht einmalig festlegst und dann vergisst, sondern als wiederkehrenden Prozess behandelst, der an Lohnentwicklung, Kostenstruktur und die Vorgaben deines Bundeslandes gekoppelt ist – unabhängig davon, ob dieses auf einen Kostennachweis wie in Thüringen oder auf feste Höchstbeträge wie in Nordrhein-Westfalen setzt. Eine Software wie HeyCarla hilft dir dabei, Einsatzzeiten, Fahrzeiten und Dokumentation lückenlos zu erfassen – die Datenbasis, auf der jede saubere Kalkulation aufbaut.

Rechtsstand dieses Artikels: 08.09.2026. Er ersetzt keine betriebswirtschaftliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall – prüfe die für dein Bundesland geltenden Kalkulationsvorgaben verbindlich mit der zuständigen Landesbehörde, einem Steuerberater oder einer Unternehmensberatung mit Branchenerfahrung.