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● Deine Fragen
Preise, Testphase, Abrechnung mit den Pflegekassen, Umzug aus Excel – hier stehen die Antworten, die wir sonst im Gespräch geben. Ohne Umwege, ohne Verkaufsfloskeln.
Stand: . HeyCarla ist eine Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.
● 01 · Kosten
Du zahlst nach der Zahl deiner monatlich aktiven Klienten – nicht nach Mitarbeitern.
Der Preis richtet sich danach, wie viele Klienten du im jeweiligen Monat tatsächlich abrechnest. Wächst dein Dienst, wächst der Preis mit – schrumpft ein Monat, zahlst du weniger.
Mitarbeiter zählen dabei nie mit. Ob fünf oder hundert Alltagshelfer die App nutzen, macht für deine Rechnung keinen Unterschied.
Welches Paket zu dir passt, hängt von deiner Klientenzahl und der Zahl deiner Standorte ab. Sag uns kurz, wie dein Dienst aufgestellt ist – dann rechnen wir es dir konkret durch, statt dich raten zu lassen.
Ein Klient zählt, sobald du für ihn in diesem Monat mindestens eine Rechnung erstellst – egal, wie viele Budgettöpfe dabei beteiligt sind. Klienten, die pausieren oder nur in deiner Liste stehen, kosten nichts.
Du kannst jederzeit vom monatlichen in den jährlichen Rhythmus wechseln. Den genauen Nachlass nennen wir dir im Gespräch.
Weitere Standorte buchst du jederzeit dazu – auch später, wenn dein Dienst wächst. Sag uns, mit wie vielen du planst, dann bekommst du eine klare Zahl.
● 02 · Testphase
30 Tage kostenlos – und du kannst dabei schon mit echten Daten arbeiten.
Du legst Klienten und Mitarbeiter an, planst Einsätze, dokumentierst über die App und erstellst Probeabrechnungen. Die Mitarbeiter-App kannst du parallel mittesten.
Die Daten werden im System hinterlegt, damit dein Zugang nach dem Test ohne Unterbrechung weiterläuft – du musst dich nicht ein zweites Mal um Formalitäten kümmern.
Genau das empfehlen wir sogar: Statt dir Testklienten auszudenken, nimm eine kleine Gruppe echter Klienten und Mitarbeiter. So siehst du direkt, ob deine Abrechnungslogik aufgeht.
Entscheidest du dich für HeyCarla, arbeitest du mit diesen Daten einfach weiter. Du fängst nicht bei null an.
Wir melden uns vor Ablauf bei dir und fragen nach, wie es gelaufen ist. Hören wir nichts von dir, gehen wir davon aus, dass du weitermachen möchtest – und deine Daten bleiben erhalten.
Willst du nicht weitermachen, reicht eine kurze E-Mail. Kein Formular, keine Frist, kein Nachhaken.
Die größeren Pakete haben zwölf Monate Laufzeit und beinhalten dafür einen festen persönlichen Ansprechpartner statt allgemeinem Support.
Klienten-, Mitarbeiter- und Rechnungsdaten exportierst du als CSV oder über den DATEV-Export. Deine Daten gehören dir – das gilt am ersten wie am letzten Tag.
● 03 · Gründung
Du startest gerade deinen Dienst? Dann gilt für dich ein eigenes Angebot.
Danach läuft dein Zugang zum regulären Einstiegspreis weiter, bei zwölf Monaten Laufzeit. Dazu bekommst du eine Lernplattform rund um Gründung und Anerkennung sowie den Austausch mit anderen Gründern, die genau dort stehen, wo du gerade bist.
Du kannst das Gründerprogramm schon nutzen, bevor deine Anerkennung durch ist. Im Gegenteil: Genau in dieser Phase hilft es am meisten. Auf der Lernplattform findest du das Wissen, das du für den Aufbau deines Dienstes brauchst – von den Anforderungen deines Bundeslands bis zu den Abläufen, die du später ohnehin einrichten musst.
Sobald die Anerkennung da ist, steht dein System bereits.
● 04 · Umstieg
Vom Excel-Ordner zum laufenden System – so läuft der Wechsel.
Für den Testaccount brauchst du noch kein echtes Institutionskennzeichen (IK-Nummer). Wenn dir noch keines vorliegt – etwa weil du gerade gründest oder die Anerkennung nach §45a SGB XI noch läuft – schreibst du in das Feld eine Platzhalter-Nummer, zum Beispiel 000000000. Das Formular lässt sich damit absenden, und wir setzen deinen Zugang wie gewohnt innerhalb weniger Stunden auf.
Sobald deine echte IK-Nummer da ist, trägst du sie in den Unternehmenseinstellungen nach. Gebraucht wird sie erst für die erste Abrechnung an eine Pflegekasse – bis dahin kannst du Klienten anlegen, Einsätze planen, dokumentieren und Probeabrechnungen erstellen, ohne dass die Nummer eine Rolle spielt.
Dasselbe gilt für andere Angaben, die bei einer Gründung noch offen sind: Trag ein, was du hast, und vermerke den Rest kurz im Freitextfeld – wir klären es beim Aufsetzen mit dir.
Am schnellsten geht es, wenn du deine Klienten-, Mitarbeiter- und Budgetlisten selbst als CSV vorbereitest. Wie die Datei aufgebaut sein muss, zeigen wir dir, und bei Fragen zur Struktur oder zu einzelnen Feldern gehen wir sie gemeinsam mit dir durch.
Du sitzt also nicht allein vor der Tabelle – aber du behältst die Kontrolle darüber, welche Daten in welcher Form in dein neues System wandern.
Die ehrliche Antwort: Es hängt davon ab, wie groß dein Dienst ist und ob dein Team schon einmal mit einem digitalen System gearbeitet hat. Wer von Papier kommt, braucht etwas länger als jemand, der bereits umsteigt.
Für kleinere Dienste rechnen wir mit rund zehn Stunden Mehraufwand, verteilt über den ersten Monat. Danach ist der Aufwand geringer als vorher – nicht höher.
Du bekommst feste Termine mit einem Ansprechpartner von uns – im Einzelgespräch oder gemeinsam mit deinem Büroteam. Wir gehen dabei die Grundeinstellungen durch, richten deine Abrechnungsregeln ein und zeigen dir die Abläufe an deinen eigenen Daten.
Du klickst dich also nicht allein durch eine fremde Oberfläche, sondern wirst durch die Einrichtung geführt.
Bei den größeren Paketen fällt eine einmalige Gebühr an – dafür begleiten wir die komplette Einrichtung intensiver. Den genauen Betrag nennen wir dir im Angebot.
Die App ist bewusst auf Einfachheit gebaut: Einsatz öffnen, dokumentieren, Klient unterschreiben lassen, fertig. Wer sich trotzdem in Ruhe vorbereiten will, schaut sich unsere Erklärvideos an – jederzeit, im eigenen Tempo, auch später bei neuen Mitarbeitern.
Dein Büroteam schulen wir im Onboarding persönlich.
Du kannst eigene Felder für Klienten- und Mitarbeiterprofile anlegen – etwa „Raucherhaushalt“ oder eine interne Kennung – und selbst festlegen, ob sie auch in der Mitarbeiter-App erscheinen. Menüpunkte, Profil-Reiter und Tabellenspalten, die du nicht brauchst, blendest du aus.
So sieht dein Team nur das, was für euren Alltag relevant ist.
● 05 · Abrechnung
Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Umwandlung – die Logik, die branchenfremde Software nicht kennt.
Über „Alle Rechnungen erstellen“ erzeugt HeyCarla die Abrechnung für sämtliche Klienten eines Zeitraums in einem Durchgang. Die erbrachten Leistungen werden dabei regelbasiert auf die Budgets verteilt.
Fälle, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, landen in einer Fehlerliste zur Prüfung, statt still falsch gebucht zu werden.
Du ziehst die Leistungszeilen per Drag-and-drop in die Reihenfolge, in der die Budgettöpfe greifen sollen. Ist die erste Priorität aufgebraucht, springt automatisch die nächste ein.
Beispiel bei einer Rechnung über 400 €: Priorität 1 Entlastungsbetrag mit 200 € Restbudget deckt 200 €, Priorität 2 Verhinderungspflege mit 150 € deckt 150 €, die verbleibenden 50 € gehen als Eigenanteil an den Klienten.
Die Regeln lassen sich global für alle Klienten oder individuell pro Klient hinterlegen.
HeyCarla hinterlegt den monatlichen Umwandlungsbetrag automatisch anhand des Pflegegrads:
| Pflegegrad | Monatlicher Umwandlungsbetrag |
|---|---|
| Pflegegrad 2 | 318,40 € |
| Pflegegrad 3 | 598,80 € |
| Pflegegrad 4 | 743,60 € |
| Pflegegrad 5 | 919,60 € |
Soll ein Klient nicht den vollen Betrag umwandeln, überschreibst du den Wert für den jeweiligen Monat einfach.
Vorjahres- und laufendes Jahresbudget stehen je Klient im Profil und erscheinen als eigene Spalten in der Klientenliste. HeyCarla schreibt sie automatisch fort und rechnet mit, welcher Betrag zum Stichtag verfallen würde.
Ändern sich gesetzliche Vorgaben oder Budgethöhen, spielen wir das zentral ein – du musst nichts anpassen.
Schon bei der Terminplanung greift eine Budgetprüfung. Reicht der Topf nicht, erscheint eine Warnung. Du kannst festlegen, ob Mitarbeiter diese Warnung übergehen dürfen oder ob der Termin blockiert wird.
Bei der Rechnungserstellung gilt: Ist eine Eigenanteilsrechnung für den Klienten erlaubt, wird der Restbetrag automatisch als Eigenanteil abgerechnet. Ist sie nicht erlaubt, erzeugt das System eine Fehlermeldung statt einer falschen Rechnung.
Bei aktiviertem automatischem Versand geht die korrigierte Rechnung direkt wieder an die Kasse. Rechnungen können schnell und einfach in wenigen Klicks angepasst werden, mit Erstellung einer Gutschrift.
Jede Budgetänderung wird protokolliert: Wer hat wann welchen Betrag geändert, korrigiert oder storniert – mit Kommentar zum Grund.
Wird eine Rechnung komplett storniert, bekommt auch der Klient die Storno-Rechnung automatisch per E-Mail, sofern für ihn „Rechnungskopie per E-Mail“ aktiviert ist.
Für Haushaltshilfe nach §38 SGB V und Leistungen nach §24h SGB V hinterlegst du den Bewilligungszeitraum samt bewilligter Wochenstunden – wahlweise auch aufgeteilt auf einzelne Wochentage.
Das System lässt danach keine Termine mehr zu, die über die bewilligten Wochenstunden hinausgehen. Weder für das Büro noch für die Mitarbeiter. So entstehen keine Leistungen, die später niemand bezahlt.
Für Beratungskunden hinterlegst du den ersten und letzten Beratungseinsatz sowie ein Enddatum. HeyCarla schlägt daraus den nächsten fälligen Beratungstermin vor und zeigt dir in einer eigenen Übersicht, bei welchen Klienten eine Beratung ansteht.
Klienten, die ausschließlich über Pflegeberatung abgerechnet werden, kannst du entsprechend kennzeichnen – ohne §45b, §39 oder §45a.
Die Beratungsrechnung geht wie jede andere Rechnungsart automatisch per E-Mail raus: an die zuständige Krankenkasse oder, bei privat versicherten Klienten, direkt an den Klienten.
Bei privat versicherten Klienten hinterlegst du Aktenzeichen und wahlweise einen abweichenden Rechnungsempfänger. Für Beihilfeberechtigte trägst du den prozentualen Beihilfeanteil ein – die Beihilferechnung entsteht dann automatisch.
Privatrechnungen gibt es mit und ohne Mehrwertsteuer, ebenso eine Eigenanteilsrechnung für Beträge über dem Budget.
Du hinterlegst einmal Empfänger, IBAN, BIC, Gläubiger-Identifikationsnummer und die gewünschte Vorlauffrist in Tagen. Beim Klienten kommen Mandatsreferenz und Mandatsdatum dazu.
Danach erzeugst du die Lastschriftdatei zu jeder Abrechnung mit einem Klick.
Du legst ein Buchstaben-Präfix und die Startnummer fest, ab der hochgezählt wird – etwa RE1000, RE1001. Für Gutschriften gibt es einen eigenen Nummernkreis mit eigenem Präfix.
Ebenfalls einstellbar: der Adressblock nach DIN-Norm für Fensterumschläge und ein individueller Rechnungstext je Rechnungstyp, etwa der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach §4 Nr. 16g UStG.
Je Rechnungstyp legst du fest, ob eine Abtretungserklärung, ein Leistungsnachweis oder beides angehängt wird. Bei Privatrechnungen kannst du zusätzlich eine zweite Ausfertigung oder einen doppelten Leistungsnachweis erzeugen lassen.
Auf Wunsch erstellt HeyCarla Rechnungen nur dann, wenn für alle enthaltenen Termine eine Unterschrift vorliegt.
Damit erstellst du Rechnungen frei, unabhängig von der automatischen Budget- und Abrechnungslogik – für Sonderleistungen, Materialien, Schulungen oder Empfänger, die gar nicht als Klient angelegt sind.
Du wählst einen bestehenden Klienten aus oder gibst den Empfänger direkt ein, nimmst Positionen aus Vorlagen oder trägst sie manuell ein, inklusive Mehrwertsteuersatz und optionaler Steuerbefreiung. Die Rechnungsnummer wird beim Fertigstellen automatisch vergeben.
Diese Rechnungen laufen anschließend genauso mit wie alle anderen: E-Mail-Versand oder Markierung „per Post versendet“, Storno mit automatischer Gutschrift, Anzeige im Finanz-Dashboard und im DATEV-Export.
● 06 · Kostenträger
Direkt aus dem System an die Kasse – per E-Mail, per Post oder digital über ein Abrechnungszentrum.
HeyCarla erstellt die Kassenrechnungen samt Abtretungserklärung und Leistungsnachweis und verschickt sie direkt per E-Mail an den jeweiligen Kostenträger. Du hinterlegst dafür einmalig dein eigenes E-Mail-Konto und je Kasse die Empfängeradresse.
Kassen, die weiterhin Papier wollen, bedienst du über den Sammeldruck. Und wenn du mit einem Abrechnungsdienstleister arbeitest, unterstützt HeyCarla die gängigen Wege:
Du verbindest dein eigenes E-Mail-Konto per SMTP mit HeyCarla – die Rechnungen gehen also von deiner Absenderadresse raus, nicht von einer fremden. Gängige Anbieter wie STRATO, IONOS, web.de, GMX, Outlook und Google werden unterstützt; für Google läuft die Anbindung über den Login-Button.
Braucht eine Kasse für unterschiedliche Rechnungsarten unterschiedliche Empfänger, hinterlegst du je Rechnungstyp eine eigene Adresse.
Je Kasse hinterlegst du Name, Adresse oder Postfach, IK-Nummer, Debitorennummer und die Versandwege. Einmal erfasst, gilt der Weg dauerhaft – du musst nicht bei jeder Abrechnung neu nachschauen.
Sonstige Kostenträger wie private Unfallversicherungen legst du im selben Stamm als eigenen Typ an.
Nach der Freischaltung durch unseren Support hinterlegst du die Zugangsdaten der AS Bremen und verknüpfst jede Leistungsart mit ihrer DTA-Positionsnummer. Diese Nummern sind bundeslandabhängig und werden direkt bei der AS Bremen erfragt.
Der monatliche Ablauf: Rechnungen erstellen, Export starten, gemeldete Fehler beheben – meist fehlen IK-Nummern oder Geburtsdaten –, dann digital übermitteln und die Tracking-IDs als Nachweis sichern.
Wichtig: Der digitale Export ersetzt nur die Rechnungsdaten. Die Leistungsnachweise gehen weiterhin per Post an die AS Bremen.
Du verbindest dein Bankkonto per Schnittstelle mit HeyCarla. Beim Synchronisieren gleicht das System Rechnungsnummer und Betrag der Zahlungseingänge mit deinen offenen Rechnungen ab und setzt passende Rechnungen von „Gesendet“ auf „Bezahlt“.
Alternativ lädst du ein Zahlungsavis als PDF hoch oder importierst eine CSV-Datei – die Zuordnungslogik ist dieselbe. Teilzahlungen setzt das System bewusst nicht automatisch auf bezahlt, damit dir keine offene Restforderung durchrutscht.
Du legst je Mahnstufe fest, wie sie heißen soll und nach wie vielen Tagen ab Fälligkeit sie ausgelöst wird.
Den Überblick behältst du über die offene Postenliste: Sie zeigt alle überfälligen Rechnungen über sämtliche Zeiträume hinweg, nicht nur den laufenden Monat, und lässt sich nach Kostenträger filtern – etwa alle offenen Posten bei der AOK. Direkt aus der Liste heraus markierst du eine Rechnung als bezahlt oder löst die Mahnung aus.
Jede automatisch versendete E-Mail – Rechnung, Mahnung, Vertragsdokument, Terminbenachrichtigung – wird mit Empfänger, Rechnungsnummer, Zeitpunkt und Status protokolliert. Schlägt ein Versand fehl, siehst du es dort und kannst die hinterlegte Adresse prüfen.
● 07 · Schnittstellen
Damit deine Zahlen ohne Umweg beim Steuerbüro ankommen.
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung per E-Mail. Sie muss maschinenlesbare Daten in einem gesetzlich definierten Format enthalten. ZUGFeRD löst das elegant: Die Rechnung bleibt ein normales PDF, das du und deine Klienten wie gewohnt lesen können – in der Datei stecken zusätzlich die strukturierten Rechnungsdaten, die Buchhaltung, Steuerberatung und Kostenträger automatisch einlesen.
Das Format gilt für Einzelrechnungen ebenso wie für den gesammelten Rechnungslauf. An deinem Ablauf ändert sich nichts.
Warum das jetzt zählt: Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand kommt die Pflicht gestaffelt – ab 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle übrigen. Praktisch heißt das außerdem: Rechnungen, die direkt in die Buchhaltung deiner Auftraggeber laufen, werden schneller geprüft und schneller bezahlt.
Du exportierst deine Rechnungsdaten im DATEV-Format für dein Steuerbüro. Konto und Gegenkonto legst du wahlweise je Rechnungstyp, je Kostenträger oder je Klient fest.
Debitorennummern kann HeyCarla automatisch fortlaufend vergeben. Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn und Sachkontenlänge hinterlegst du einmal.
Nachdem du deine Rechnungen erstellt hast, erzeugt HeyCarla eine fertige Exportdatei, die du im Portal des Vorfinanzierers hochlädst. Du legst dabei fest, welche Rechnungsarten neben den Kassenrechnungen mitgehen – etwa Privat-, Eigenanteils- oder Beihilferechnungen.
Über die Schnittstelle verbindest du HeyCarla mit deinen anderen Systemen und tauschst Daten automatisch aus, statt sie doppelt zu pflegen. Klientendaten, Einsätze oder Abrechnungsinformationen laufen dorthin, wo du sie brauchst – ohne Copy-Paste und ohne Übertragungsfehler.
Die API wird noch nicht automatisch für alle Accounts freigeschaltet. Schreib uns kurz an support@heycarla.app, dann nehmen wir dich auf die Beta-Liste auf und schicken dir Zugangsdaten, Dokumentation und die Übersicht, welche Funktionen in der aktuellen Version verfügbar sind.
Ein neuer Kontakt in HubSpot muss dann nicht noch einmal in HeyCarla angelegt werden. Aus der Anfrage im CRM wird direkt der Klient in HeyCarla – ohne doppelte Datenpflege, ohne Tippfehler. Vertrieb und Einsatzplanung arbeiten auf denselben Daten.
Die Verbindung richten wir gemeinsam mit dir ein und stimmen dabei ab, welche Felder übertragen werden. Eine kurze Nachricht an support@heycarla.app genügt.
Auf der Mitarbeiterseite siehst du Arbeitsstunden, durchschnittliche Termindauer, gefahrene Kilometer, Fahrzeitanteil und die Auslastung jedes Einzelnen im Verhältnis zu seinem Soll.
Auf der Klientenseite: aktive Klienten, Neuzugänge, Abgänge, Einsätze pro Klient und die Budgetauslastung je Klient – umschaltbar zwischen §45b, §45a und §39. Dabei werden geplante und tatsächlich bestätigte aktive Klienten getrennt ausgewiesen, sodass du siehst, was terminiert ist und was davon signiert zurückkam.
Alle Kennzahlen lassen sich nach Standort und Zeitraum filtern und als CSV exportieren.
Du lädst eine .docx-Vorlage hoch und setzt an den passenden Stellen Platzhalter wie Vorname, Nachname, Adresse oder Krankenversicherung ein. HeyCarla füllt sie beim Erstellen automatisch mit den Daten des jeweiligen Klienten.
Dasselbe funktioniert für Rundschreiben an eine ganze Klientengruppe – du wählst die Empfänger aus und erzeugst alle Briefe in einem Durchgang.
● 08 · Alltag
Einsatzplanung im Büro, Dokumentation unterwegs – auch ohne Empfang.
HeyCarla gleicht den Kalender des Mitarbeiters in Echtzeit ab – inklusive privater Termine, Urlaub und Krankmeldung. Liegt der Termin außerhalb seiner hinterlegten Verfügbarkeit, erscheint sofort eine Meldung.
Du kannst die Meldung bewusst übergehen, wenn es der Alltag verlangt. Aber du planst nicht mehr versehentlich ins Leere.
Sobald ein Mitarbeiter durch Krankheit, Urlaub oder einen Feiertag ausfällt, sammelt HeyCarla alle betroffenen Einsätze in einer eigenen Liste. Sie zeigt Datum, Uhrzeit, Klient, Adresse, Leistungsart, Dauer und den Grund der Vakanz und lässt sich nach Datum, Standort beziehungsweise IK-Nummer und Leistungsart filtern.
Lösen kannst du direkt aus der Liste heraus:
Du kannst einen Termin auch direkt im Kalender als Vakanz markieren, wenn du schon vorher weißt, dass er neu besetzt werden muss.
Die Einsatzplanung lässt sich vollständig zentral steuern, an die Mitarbeiter übergeben oder hybrid aufteilen. Im Detail regelst du, ob Mitarbeiter Termine anlegen, verschieben, an Kollegen abgeben, Notizen hinterlassen oder Intervalle ändern dürfen.
Die Rechte gelten dabei nicht nur pauschal für alle: Du kannst sie global für das ganze Team setzen oder im jeweiligen Mitarbeiterprofil einzeln anpassen. So darf die Kollegin, die seit Jahren dabei ist, Termine selbst anlegen und verschieben, während du für neue Mitarbeiter weiterhin selbst planst.
Umstellen kannst du jederzeit.
Erfasste Einsätze werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Empfang da ist. Im Keller, im Neubaugebiet oder auf dem Land geht nichts verloren.
Der Klient unterschreibt am Ende des Einsatzes auf dem Display. Die Unterschrift hängt automatisch am Leistungsnachweis und damit an der späteren Rechnung.
War der Klient nicht da, holst du die Unterschrift nachträglich ein: per E-Mail-Link an den Klienten oder Angehörigen, per kopiertem Link über einen Messenger oder beim nächsten Besuch vor Ort. Termine ohne Unterschrift siehst du im Kalender auf einen Blick.
Parallele Einsätze bei einem Klienten sind möglich, ebenso Vertretungen mit festem Zeitraum. Du siehst dabei jederzeit, welcher Kollege dem Klienten sonst zugewiesen ist.
Im Klientenprofil gibt es dafür einen eigenen Kundenkalender: eine Timeline, die alle zugewiesenen Mitarbeiter und ihre Einsätze bei diesem Klienten zeigt. Überlappungen und Mehrfachzuweisungen erkennst du dort auf einen Blick.
Neben der Wohnadresse hinterlegst du optional eine Zieladresse mit Straße, PLZ, Ort und eigener Bezeichnung – etwa Schule, Tagespflege oder Arztpraxis. Beim Anlegen eines Einsatzes im Kalender wählst du aus, welche der beiden Adressen für diesen Termin gilt.
Routenberechnung und Kilometererfassung nutzen dann die Zieladresse. Ist nur eine Wohnadresse hinterlegt, wird wie bisher mit dieser gerechnet.
Du legst Standardzeiten fest, etwa 23:00 bis 06:00 am Folgetag. Nachtschichten haben eigene Filter im Kalender und lassen sich getrennt auswerten. Ob Mitarbeiter selbst welche anlegen dürfen, steuerst du separat.
Statt der klassischen Wochenansicht siehst du dort alle Mitarbeiter gruppiert nach Standort in einer Tabelle – mit geplanten und bereits bestätigten Terminen. Einsätze verschiebst du per Drag-and-drop von Mitarbeiter zu Mitarbeiter oder von Tag zu Tag.
Der grün umrandete Bereich zeigt dabei die hinterlegte Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters.
● 09 · Personal
Stundenzettel, Urlaub und Fahrzeiten – ohne zweite Software daneben.
Der Stundenzettel enthält Datum, Start- und Endzeit, Dauer, Klient, Unterschrift und – je nach Einstellung – Fahrzeit und Kilometer. Du lädst alle Nachweise gebündelt als ZIP herunter oder exportierst die Daten als CSV für die Lohnbuchhaltung.
Fehlt für einen Vormonat noch ein Stundenzettel, weist dich das System darauf hin, bevor du weitermachst.
Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Zeit werden im Kalender markiert.
Du entscheidest je Streckenabschnitt, was gezählt wird: von zu Hause zum ersten Klienten, zwischen den Klienten, vom letzten Klienten nach Hause. Kilometerberechnung und Fahrzeit lassen sich dabei für jeden Abschnitt getrennt aktivieren.
Als Berechnungsart wählst du zwischen automatischer Routenberechnung, einem 15-Minuten-Takt oder einem festen Minutenwert. Meldet ein Mitarbeiter abweichende Fahrten, korrigierst du den Wert im Stundenzettel manuell.
Mitarbeiter stellen Anträge in der App, du genehmigst oder lehnst ab – der Mitarbeiter wird automatisch informiert. Der Jahresanspruch wird bei unterjährigem Eintritt anteilig berechnet, Resturlaub aus dem Vorjahr lässt sich übertragen.
Praktisch für Teilzeitkräfte: Abgezogen werden nur die tatsächlichen Arbeitstage. Beantragt jemand mit zwei Arbeitstagen pro Woche Urlaub von Montag bis Freitag, kostet das zwei Urlaubstage statt fünf.
Neben Urlaub und Krankheit gibt es Kind krank, unbezahlten Urlaub, Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung und Gleitzeitabbau. Alle erfassten Abwesenheiten eines Mitarbeiters findest du gesammelt in einem eigenen Tab in seinem Profil.
Du hinterlegst je Mitarbeiter die monatliche Soll-Arbeitszeit – fest oder automatisch hochgerechnet aus den vereinbarten Arbeitstagen. Im Kalender siehst du dann laufend IST, Geplant und SOLL nebeneinander.
Auf Wunsch überträgt HeyCarla Mehrstunden automatisch in den Folgemonat. Fehlstunden werden dabei nicht automatisch ausgeglichen – bezahlt wird, was tatsächlich geleistet wurde. Diese Ausgleichsregel schaltest du zentral in den Regeln für den Stundenzettel ein.
Den aktuellen Plus- oder Minusstand siehst du direkt im Mitarbeiterprofil unter den Vertragsdetails. Er aktualisiert sich nach jedem bestätigten Termin und berücksichtigt auch Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten – du musst dafür keinen Stundenzettel generieren.
Überstunden können als Freizeitausgleich abgebaut oder ausgezahlt werden. Wer kein Stundenkonto führen will, schaltet es ab.
Du hinterlegst Eintrittsdatum und Probezeitdauer, wahlweise ein, zwei, drei oder sechs Monate. HeyCarla rechnet das Ende daraus aus und zeigt im Mitarbeiterprofil an, bis wann die Probezeit läuft, ob sie abgelaufen ist oder ob gar keine vereinbart wurde. Vor Ablauf bekommen Administratoren und PDL eine Erinnerung.
Kein Nachrechnen im Kalender mehr und keine Frist, die dir durchrutscht, weil niemand danach geschaut hat.
Die Pausendauer legst du selbst fest, voreingestellt sind 30 beziehungsweise 45 Minuten. Ob Pausen bezahlt werden und in die Arbeitszeit einfließen, entscheidest du unternehmensweit.
Du lädst die Abrechnung je Monat hoch, der Mitarbeiter sieht sie in der App. Wenn du das nicht möchtest, blendest du die Anzeige aus – dann bleibt die Ablage rein intern.
● 10 · Sicherheit
Du arbeitest mit Gesundheits- und Sozialdaten. Wir behandeln sie entsprechend.
Strecken und Fahrzeiten werden im Hintergrund aus den hinterlegten Adressen berechnet – von Punkt A nach Punkt B. Ein Live-Tracking des Mitarbeiterstandorts findet nicht statt.
Auch private Termine bleiben privat: Trägt ein Mitarbeiter einen ein, sieht das Büro nur „beschäftigt“, keine Details.
Du legst eigene Rollen an – etwa Büro, Planung oder Teamleitung – und vergibst je Bereich einzeln die Rechte Lesen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen. Eine Rolle lässt sich zusätzlich auf bestimmte Standorte begrenzen: Dann sieht diese Person nur die Klienten und Mitarbeiter ihres eigenen Standorts.
Für Mitarbeiter regelst du getrennt, welche Klientendaten in der App sichtbar sind – von Notfallkontakten über Pflegegrad bis zum Budget.
Terminänderungen werden mit altem und neuem Wert, Bearbeiter und Zeitstempel protokolliert. Budgetänderungen halten zusätzlich fest, warum korrigiert wurde. Für Mitarbeiter- und Klienteneinstellungen gibt es eine eigene Änderungshistorie.
Das gilt auch für Löschungen: In der Historie von Mitarbeiter- und Klientenprofil steht nicht nur, wann etwas gelöscht oder geändert wurde, sondern auch von welchem Nutzer – so wie du es von „Termin gestartet von“ und „Termin beendet von“ kennst.
HeyCarla bietet einen MCP Server an: eine Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude Fragen direkt an HeyCarla stellen können, etwa „Welche Einsätze sind diese Woche noch offen?“. Die Funktion ist in der Beta-Phase und standardmäßig nicht aktiv. Ohne Einrichtung durch dich verlässt kein Datensatz das System.
Welche Daten dabei übertragen werden, welcher Anbieter beteiligt ist und wie das vertraglich abgesichert wird, klären wir vor der Freischaltung gemeinsam mit dir. Interesse? Schreib an support@heycarla.app.
● 11 · Betreuung
Wir bleiben erreichbar, auch nach dem Onboarding.
Bei uns landet deine Anfrage nicht in einem anonymen Ticketsystem. Wir kennen die Branche und meist auch deinen Betrieb – du musst nicht erst erklären, was ein Leistungsnachweis ist.
In den größeren Paketen hast du zusätzlich einen festen persönlichen Ansprechpartner, den du direkt kontaktierst.
Du zahlst nicht für Updates. Wünsche aus der Praxis landen direkt auf unserer Roadmap: Viele Funktionen existieren nur, weil Kunden danach gefragt haben.
Neue Schnittstellen wie die API oder der MCP Server starten bei uns als Beta. Das heißt: Der Funktionsumfang wächst noch, und wir schalten sie einzeln frei, um jeden Account beim Einrichten begleiten zu können – statt eine Schnittstelle stumm auszurollen und dich damit allein zu lassen.
Am Kern deiner Arbeit ändert eine Beta-Funktion nichts: Planung, Dokumentation und Abrechnung laufen unabhängig davon weiter. Willst du eine Beta testen, genügt eine E-Mail an support@heycarla.app.
Wenn ein Dienst auf deine Empfehlung hin mit HeyCarla startet, bekommst du 350 €. Eine Begrenzung gibt es nicht – empfiehlst du drei Dienste, bekommst du dreimal die Prämie.
Schreib uns kurz, worum es geht – wir antworten dir persönlich und nehmen die Frage hier mit auf.
● Noch offen?
Dann klären wir sie direkt. In 30 Minuten zeigen wir dir HeyCarla an deinem eigenen Alltag – unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Du gründest gerade? Dein Einstieg über das Gründerprogramm ist die ersten drei Monate kostenlos. Du nutzt HeyCarla schon? Über unser Empfehlungsprogramm bekommst du 350 € für jeden Dienst, den du erfolgreich weiterempfiehlst.
Preise, Testphase, Abrechnung mit den Pflegekassen, Umzug aus Excel – hier stehen die Antworten, die wir sonst im Gespräch geben. Ohne Umwege, ohne Verkaufsfloskeln.
Stand: . HeyCarla ist eine Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.
Du zahlst nach der Zahl deiner monatlich aktiven Klienten – nicht nach Mitarbeitern.
Der Preis richtet sich danach, wie viele Klienten du im jeweiligen Monat tatsächlich abrechnest. Wächst dein Dienst, wächst der Preis mit – schrumpft ein Monat, zahlst du weniger.
Mitarbeiter zählen dabei nie mit. Ob fünf oder hundert Alltagshelfer die App nutzen, macht für deine Rechnung keinen Unterschied.
Welches Paket zu dir passt, hängt von deiner Klientenzahl und der Zahl deiner Standorte ab. Sag uns kurz, wie dein Dienst aufgestellt ist – dann rechnen wir es dir konkret durch, statt dich raten zu lassen.
Ein Klient zählt, sobald du für ihn in diesem Monat mindestens eine Rechnung erstellst – egal, wie viele Budgettöpfe dabei beteiligt sind. Klienten, die pausieren oder nur in deiner Liste stehen, kosten nichts.
Du kannst jederzeit vom monatlichen in den jährlichen Rhythmus wechseln. Den genauen Nachlass nennen wir dir im Gespräch.
Weitere Standorte buchst du jederzeit dazu – auch später, wenn dein Dienst wächst. Sag uns, mit wie vielen du planst, dann bekommst du eine klare Zahl.
30 Tage kostenlos – und du kannst dabei schon mit echten Daten arbeiten.
Du legst Klienten und Mitarbeiter an, planst Einsätze, dokumentierst über die App und erstellst Probeabrechnungen. Die Mitarbeiter-App kannst du parallel mittesten.
Die Daten werden im System hinterlegt, damit dein Zugang nach dem Test ohne Unterbrechung weiterläuft – du musst dich nicht ein zweites Mal um Formalitäten kümmern.
Genau das empfehlen wir sogar: Statt dir Testklienten auszudenken, nimm eine kleine Gruppe echter Klienten und Mitarbeiter. So siehst du direkt, ob deine Abrechnungslogik aufgeht.
Entscheidest du dich für HeyCarla, arbeitest du mit diesen Daten einfach weiter. Du fängst nicht bei null an.
Wir melden uns vor Ablauf bei dir und fragen nach, wie es gelaufen ist. Hören wir nichts von dir, gehen wir davon aus, dass du weitermachen möchtest – und deine Daten bleiben erhalten.
Willst du nicht weitermachen, reicht eine kurze E-Mail. Kein Formular, keine Frist, kein Nachhaken.
Die größeren Pakete haben zwölf Monate Laufzeit und beinhalten dafür einen festen persönlichen Ansprechpartner statt allgemeinem Support.
Klienten-, Mitarbeiter- und Rechnungsdaten exportierst du als CSV oder über den DATEV-Export. Deine Daten gehören dir – das gilt am ersten wie am letzten Tag.
Du startest gerade deinen Dienst? Dann gilt für dich ein eigenes Angebot.
Danach läuft dein Zugang zum regulären Einstiegspreis weiter, bei zwölf Monaten Laufzeit. Dazu bekommst du eine Lernplattform rund um Gründung und Anerkennung sowie den Austausch mit anderen Gründern, die genau dort stehen, wo du gerade bist.
Du kannst das Gründerprogramm schon nutzen, bevor deine Anerkennung durch ist. Im Gegenteil: Genau in dieser Phase hilft es am meisten. Auf der Lernplattform findest du das Wissen, das du für den Aufbau deines Dienstes brauchst – von den Anforderungen deines Bundeslands bis zu den Abläufen, die du später ohnehin einrichten musst.
Sobald die Anerkennung da ist, steht dein System bereits.
Vom Excel-Ordner zum laufenden System – so läuft der Wechsel.
Am schnellsten geht es, wenn du deine Klienten-, Mitarbeiter- und Budgetlisten selbst als CSV vorbereitest. Wie die Datei aufgebaut sein muss, zeigen wir dir, und bei Fragen zur Struktur oder zu einzelnen Feldern gehen wir sie gemeinsam mit dir durch.
Du sitzt also nicht allein vor der Tabelle – aber du behältst die Kontrolle darüber, welche Daten in welcher Form in dein neues System wandern.
Die ehrliche Antwort: Es hängt davon ab, wie groß dein Dienst ist und ob dein Team schon einmal mit einem digitalen System gearbeitet hat. Wer von Papier kommt, braucht etwas länger als jemand, der bereits umsteigt.
Für kleinere Dienste rechnen wir mit rund zehn Stunden Mehraufwand, verteilt über den ersten Monat. Danach ist der Aufwand geringer als vorher – nicht höher.
Du bekommst feste Termine mit einem Ansprechpartner von uns – im Einzelgespräch oder gemeinsam mit deinem Büroteam. Wir gehen dabei die Grundeinstellungen durch, richten deine Abrechnungsregeln ein und zeigen dir die Abläufe an deinen eigenen Daten.
Du klickst dich also nicht allein durch eine fremde Oberfläche, sondern wirst durch die Einrichtung geführt.
Bei den größeren Paketen fällt eine einmalige Gebühr an – dafür begleiten wir die komplette Einrichtung intensiver. Den genauen Betrag nennen wir dir im Angebot.
Die App ist bewusst auf Einfachheit gebaut: Einsatz öffnen, dokumentieren, Klient unterschreiben lassen, fertig. Wer sich trotzdem in Ruhe vorbereiten will, schaut sich unsere Erklärvideos an – jederzeit, im eigenen Tempo, auch später bei neuen Mitarbeitern.
Dein Büroteam schulen wir im Onboarding persönlich.
Du kannst eigene Felder für Klienten- und Mitarbeiterprofile anlegen – etwa „Raucherhaushalt“ oder eine interne Kennung – und selbst festlegen, ob sie auch in der Mitarbeiter-App erscheinen. Menüpunkte, Profil-Reiter und Tabellenspalten, die du nicht brauchst, blendest du aus.
So sieht dein Team nur das, was für euren Alltag relevant ist.
Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Umwandlung – die Logik, die branchenfremde Software nicht kennt.
Über „Alle Rechnungen erstellen“ erzeugt HeyCarla die Abrechnung für sämtliche Klienten eines Zeitraums in einem Durchgang. Die erbrachten Leistungen werden dabei regelbasiert auf die Budgets verteilt.
Fälle, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, landen in einer Fehlerliste zur Prüfung, statt still falsch gebucht zu werden.
Du ziehst die Leistungszeilen per Drag-and-drop in die Reihenfolge, in der die Budgettöpfe greifen sollen. Ist die erste Priorität aufgebraucht, springt automatisch die nächste ein.
Beispiel bei einer Rechnung über 400 €: Priorität 1 Entlastungsbetrag mit 200 € Restbudget deckt 200 €, Priorität 2 Verhinderungspflege mit 150 € deckt 150 €, die verbleibenden 50 € gehen als Eigenanteil an den Klienten.
Die Regeln lassen sich global für alle Klienten oder individuell pro Klient hinterlegen.
HeyCarla hinterlegt den monatlichen Umwandlungsbetrag automatisch anhand des Pflegegrads:
| Pflegegrad | Monatlicher Umwandlungsbetrag |
|---|---|
| Pflegegrad 2 | 318,40 € |
| Pflegegrad 3 | 598,80 € |
| Pflegegrad 4 | 743,60 € |
| Pflegegrad 5 | 919,60 € |
Soll ein Klient nicht den vollen Betrag umwandeln, überschreibst du den Wert für den jeweiligen Monat einfach.
Vorjahres- und laufendes Jahresbudget stehen je Klient im Profil und erscheinen als eigene Spalten in der Klientenliste. HeyCarla schreibt sie automatisch fort und rechnet mit, welcher Betrag zum Stichtag verfallen würde.
Ändern sich gesetzliche Vorgaben oder Budgethöhen, spielen wir das zentral ein – du musst nichts anpassen.
Schon bei der Terminplanung greift eine Budgetprüfung. Reicht der Topf nicht, erscheint eine Warnung. Du kannst festlegen, ob Mitarbeiter diese Warnung übergehen dürfen oder ob der Termin blockiert wird.
Bei der Rechnungserstellung gilt: Ist eine Eigenanteilsrechnung für den Klienten erlaubt, wird der Restbetrag automatisch als Eigenanteil abgerechnet. Ist sie nicht erlaubt, erzeugt das System eine Fehlermeldung statt einer falschen Rechnung.
Bei aktiviertem automatischem Versand geht die korrigierte Rechnung direkt wieder an die Kasse. Rechnungen können schnell und einfach in wenigen Klicks angepasst werden, mit Erstellung einer Gutschrift.
Jede Budgetänderung wird protokolliert: Wer hat wann welchen Betrag geändert, korrigiert oder storniert – mit Kommentar zum Grund.
Für Haushaltshilfe nach §38 SGB V und Leistungen nach §24h SGB V hinterlegst du den Bewilligungszeitraum samt bewilligter Wochenstunden – wahlweise auch aufgeteilt auf einzelne Wochentage.
Das System lässt danach keine Termine mehr zu, die über die bewilligten Wochenstunden hinausgehen. Weder für das Büro noch für die Mitarbeiter. So entstehen keine Leistungen, die später niemand bezahlt.
Für Beratungskunden hinterlegst du den ersten und letzten Beratungseinsatz sowie ein Enddatum. HeyCarla schlägt daraus den nächsten fälligen Beratungstermin vor und zeigt dir in einer eigenen Übersicht, bei welchen Klienten eine Beratung ansteht.
Klienten, die ausschließlich über Pflegeberatung abgerechnet werden, kannst du entsprechend kennzeichnen – ohne §45b, §39 oder §45a.
Bei privat versicherten Klienten hinterlegst du Aktenzeichen und wahlweise einen abweichenden Rechnungsempfänger. Für Beihilfeberechtigte trägst du den prozentualen Beihilfeanteil ein – die Beihilferechnung entsteht dann automatisch.
Privatrechnungen gibt es mit und ohne Mehrwertsteuer, ebenso eine Eigenanteilsrechnung für Beträge über dem Budget.
Du hinterlegst einmal Empfänger, IBAN, BIC, Gläubiger-Identifikationsnummer und die gewünschte Vorlauffrist in Tagen. Beim Klienten kommen Mandatsreferenz und Mandatsdatum dazu.
Danach erzeugst du die Lastschriftdatei zu jeder Abrechnung mit einem Klick.
Du legst ein Buchstaben-Präfix und die Startnummer fest, ab der hochgezählt wird – etwa RE1000, RE1001. Für Gutschriften gibt es einen eigenen Nummernkreis mit eigenem Präfix.
Ebenfalls einstellbar: der Adressblock nach DIN-Norm für Fensterumschläge und ein individueller Rechnungstext je Rechnungstyp, etwa der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach §4 Nr. 16g UStG.
Je Rechnungstyp legst du fest, ob eine Abtretungserklärung, ein Leistungsnachweis oder beides angehängt wird. Bei Privatrechnungen kannst du zusätzlich eine zweite Ausfertigung oder einen doppelten Leistungsnachweis erzeugen lassen.
Auf Wunsch erstellt HeyCarla Rechnungen nur dann, wenn für alle enthaltenen Termine eine Unterschrift vorliegt.
Direkt aus dem System an die Kasse – per E-Mail, per Post oder digital über ein Abrechnungszentrum.
HeyCarla erstellt die Kassenrechnungen samt Abtretungserklärung und Leistungsnachweis und verschickt sie direkt per E-Mail an den jeweiligen Kostenträger. Du hinterlegst dafür einmalig dein eigenes E-Mail-Konto und je Kasse die Empfängeradresse.
Kassen, die weiterhin Papier wollen, bedienst du über den Sammeldruck. Und wenn du mit einem Abrechnungsdienstleister arbeitest, unterstützt HeyCarla die gängigen Wege:
Du verbindest dein eigenes E-Mail-Konto per SMTP mit HeyCarla – die Rechnungen gehen also von deiner Absenderadresse raus, nicht von einer fremden. Gängige Anbieter wie STRATO, IONOS, web.de, GMX, Outlook und Google werden unterstützt; für Google läuft die Anbindung über den Login-Button.
Braucht eine Kasse für unterschiedliche Rechnungsarten unterschiedliche Empfänger, hinterlegst du je Rechnungstyp eine eigene Adresse.
Je Kasse hinterlegst du Name, Adresse oder Postfach, IK-Nummer, Debitorennummer und die Versandwege. Einmal erfasst, gilt der Weg dauerhaft – du musst nicht bei jeder Abrechnung neu nachschauen.
Sonstige Kostenträger wie private Unfallversicherungen legst du im selben Stamm als eigenen Typ an.
Nach der Freischaltung durch unseren Support hinterlegst du die Zugangsdaten der AS Bremen und verknüpfst jede Leistungsart mit ihrer DTA-Positionsnummer. Diese Nummern sind bundeslandabhängig und werden direkt bei der AS Bremen erfragt.
Der monatliche Ablauf: Rechnungen erstellen, Export starten, gemeldete Fehler beheben – meist fehlen IK-Nummern oder Geburtsdaten –, dann digital übermitteln und die Tracking-IDs als Nachweis sichern.
Wichtig: Der digitale Export ersetzt nur die Rechnungsdaten. Die Leistungsnachweise gehen weiterhin per Post an die AS Bremen.
Du verbindest dein Bankkonto per Schnittstelle mit HeyCarla. Beim Synchronisieren gleicht das System Rechnungsnummer und Betrag der Zahlungseingänge mit deinen offenen Rechnungen ab und setzt passende Rechnungen von „Gesendet“ auf „Bezahlt“.
Alternativ lädst du ein Zahlungsavis als PDF hoch oder importierst eine CSV-Datei – die Zuordnungslogik ist dieselbe. Teilzahlungen setzt das System bewusst nicht automatisch auf bezahlt, damit dir keine offene Restforderung durchrutscht.
Du legst je Mahnstufe fest, wie sie heißen soll und nach wie vielen Tagen ab Fälligkeit sie ausgelöst wird. Offene und überfällige Rechnungen siehst du außerdem jederzeit im Rechnungsstatus.
Jede automatisch versendete E-Mail – Rechnung, Mahnung, Vertragsdokument, Terminbenachrichtigung – wird mit Empfänger, Rechnungsnummer, Zeitpunkt und Status protokolliert. Schlägt ein Versand fehl, siehst du es dort und kannst die hinterlegte Adresse prüfen.
Damit deine Zahlen ohne Umweg beim Steuerbüro ankommen.
Du exportierst deine Rechnungsdaten im DATEV-Format für dein Steuerbüro. Konto und Gegenkonto legst du wahlweise je Rechnungstyp, je Kostenträger oder je Klient fest.
Debitorennummern kann HeyCarla automatisch fortlaufend vergeben. Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn und Sachkontenlänge hinterlegst du einmal.
Nachdem du deine Rechnungen erstellt hast, erzeugt HeyCarla eine fertige Exportdatei, die du im Portal des Vorfinanzierers hochlädst. Du legst dabei fest, welche Rechnungsarten neben den Kassenrechnungen mitgehen – etwa Privat-, Eigenanteils- oder Beihilferechnungen.
Auf der Mitarbeiterseite siehst du Arbeitsstunden, durchschnittliche Termindauer, gefahrene Kilometer, Fahrzeitanteil und die Auslastung jedes Einzelnen im Verhältnis zu seinem Soll.
Auf der Klientenseite: aktive Klienten, Neuzugänge, Abgänge, Einsätze pro Klient und die Budgetauslastung je Klient – umschaltbar zwischen §45b, §45a und §39.
Alle Kennzahlen lassen sich nach Standort und Zeitraum filtern und als CSV exportieren.
Du lädst eine .docx-Vorlage hoch und setzt an den passenden Stellen Platzhalter wie Vorname, Nachname, Adresse oder Krankenversicherung ein. HeyCarla füllt sie beim Erstellen automatisch mit den Daten des jeweiligen Klienten.
Dasselbe funktioniert für Rundschreiben an eine ganze Klientengruppe – du wählst die Empfänger aus und erzeugst alle Briefe in einem Durchgang.
Einsatzplanung im Büro, Dokumentation unterwegs – auch ohne Empfang.
HeyCarla gleicht den Kalender des Mitarbeiters in Echtzeit ab – inklusive privater Termine, Urlaub und Krankmeldung. Liegt der Termin außerhalb seiner hinterlegten Verfügbarkeit, erscheint sofort eine Meldung.
Du kannst die Meldung bewusst übergehen, wenn es der Alltag verlangt. Aber du planst nicht mehr versehentlich ins Leere.
Die Einsatzplanung lässt sich vollständig zentral steuern, an die Mitarbeiter übergeben oder hybrid aufteilen. Im Detail regelst du, ob Mitarbeiter Termine anlegen, verschieben, an Kollegen abgeben, Notizen hinterlassen oder Intervalle ändern dürfen.
Umstellen kannst du jederzeit – auch nur für einzelne Rollen.
Erfasste Einsätze werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Empfang da ist. Im Keller, im Neubaugebiet oder auf dem Land geht nichts verloren.
Der Klient unterschreibt am Ende des Einsatzes auf dem Display. Die Unterschrift hängt automatisch am Leistungsnachweis und damit an der späteren Rechnung.
War der Klient nicht da, holst du die Unterschrift nachträglich ein: per E-Mail-Link an den Klienten oder Angehörigen, per kopiertem Link über einen Messenger oder beim nächsten Besuch vor Ort. Termine ohne Unterschrift siehst du im Kalender auf einen Blick.
Parallele Einsätze bei einem Klienten sind möglich, ebenso Vertretungen mit festem Zeitraum. Du siehst dabei jederzeit, welcher Kollege dem Klienten sonst zugewiesen ist.
Du legst Standardzeiten fest, etwa 23:00 bis 06:00 am Folgetag. Nachtschichten haben eigene Filter im Kalender und lassen sich getrennt auswerten. Ob Mitarbeiter selbst welche anlegen dürfen, steuerst du separat.
Statt der klassischen Wochenansicht siehst du dort alle Mitarbeiter gruppiert nach Standort in einer Tabelle – mit geplanten und bereits bestätigten Terminen. Einsätze verschiebst du per Drag-and-drop von Mitarbeiter zu Mitarbeiter oder von Tag zu Tag.
Der grün umrandete Bereich zeigt dabei die hinterlegte Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters.
Stundenzettel, Urlaub und Fahrzeiten – ohne zweite Software daneben.
Der Stundenzettel enthält Datum, Start- und Endzeit, Dauer, Klient, Unterschrift und – je nach Einstellung – Fahrzeit und Kilometer. Du lädst alle Nachweise gebündelt als ZIP herunter oder exportierst die Daten als CSV für die Lohnbuchhaltung.
Fehlt für einen Vormonat noch ein Stundenzettel, weist dich das System darauf hin, bevor du weitermachst.
Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Zeit werden im Kalender markiert.
Du entscheidest je Streckenabschnitt, was gezählt wird: von zu Hause zum ersten Klienten, zwischen den Klienten, vom letzten Klienten nach Hause. Kilometerberechnung und Fahrzeit lassen sich dabei für jeden Abschnitt getrennt aktivieren.
Als Berechnungsart wählst du zwischen automatischer Routenberechnung, einem 15-Minuten-Takt oder einem festen Minutenwert. Meldet ein Mitarbeiter abweichende Fahrten, korrigierst du den Wert im Stundenzettel manuell.
Mitarbeiter stellen Anträge in der App, du genehmigst oder lehnst ab – der Mitarbeiter wird automatisch informiert. Der Jahresanspruch wird bei unterjährigem Eintritt anteilig berechnet, Resturlaub aus dem Vorjahr lässt sich übertragen.
Praktisch für Teilzeitkräfte: Abgezogen werden nur die tatsächlichen Arbeitstage. Beantragt jemand mit zwei Arbeitstagen pro Woche Urlaub von Montag bis Freitag, kostet das zwei Urlaubstage statt fünf.
Neben Urlaub und Krankheit gibt es Kind krank, unbezahlten Urlaub, Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung und Gleitzeitabbau.
Du hinterlegst je Mitarbeiter die monatliche Soll-Arbeitszeit – fest oder automatisch hochgerechnet aus den vereinbarten Arbeitstagen. Im Kalender siehst du dann laufend IST, Geplant und SOLL nebeneinander.
Überstunden können als Freizeitausgleich abgebaut oder ausgezahlt werden. Wer kein Stundenkonto führen will, schaltet es ab.
Die Pausendauer legst du selbst fest, voreingestellt sind 30 beziehungsweise 45 Minuten. Ob Pausen bezahlt werden und in die Arbeitszeit einfließen, entscheidest du unternehmensweit.
Du lädst die Abrechnung je Monat hoch, der Mitarbeiter sieht sie in der App. Wenn du das nicht möchtest, blendest du die Anzeige aus – dann bleibt die Ablage rein intern.
Du arbeitest mit Gesundheits- und Sozialdaten. Wir behandeln sie entsprechend.
Strecken und Fahrzeiten werden im Hintergrund aus den hinterlegten Adressen berechnet – von Punkt A nach Punkt B. Ein Live-Tracking des Mitarbeiterstandorts findet nicht statt.
Auch private Termine bleiben privat: Trägt ein Mitarbeiter einen ein, sieht das Büro nur „beschäftigt“, keine Details.
Du legst eigene Rollen an – etwa Büro, Planung oder Teamleitung – und vergibst je Bereich einzeln die Rechte Lesen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen. Eine Rolle lässt sich zusätzlich auf bestimmte Standorte begrenzen: Dann sieht diese Person nur die Klienten und Mitarbeiter ihres eigenen Standorts.
Für Mitarbeiter regelst du getrennt, welche Klientendaten in der App sichtbar sind – von Notfallkontakten über Pflegegrad bis zum Budget.
Terminänderungen werden mit altem und neuem Wert, Bearbeiter und Zeitstempel protokolliert. Budgetänderungen halten zusätzlich fest, warum korrigiert wurde. Für Mitarbeiter- und Klienteneinstellungen gibt es eine eigene Änderungshistorie.
Wir bleiben erreichbar, auch nach dem Onboarding.
Bei uns landet deine Anfrage nicht in einem anonymen Ticketsystem. Wir kennen die Branche und meist auch deinen Betrieb – du musst nicht erst erklären, was ein Leistungsnachweis ist.
In den größeren Paketen hast du zusätzlich einen festen persönlichen Ansprechpartner, den du direkt kontaktierst.
Du zahlst nicht für Updates. Wünsche aus der Praxis landen direkt auf unserer Roadmap: Viele Funktionen existieren nur, weil Kunden danach gefragt haben.
Wenn ein Dienst auf deine Empfehlung hin mit HeyCarla startet, bekommst du 350 €. Eine Begrenzung gibt es nicht – empfiehlst du drei Dienste, bekommst du dreimal die Prämie.
Schreib uns kurz, worum es geht – wir antworten dir persönlich und nehmen die Frage hier mit auf.
Frage stellenDann klären wir sie direkt. In 30 Minuten zeigen wir dir HeyCarla an deinem eigenen Alltag – unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Du gründest gerade? Dein Einstieg über das Gründerprogramm ist die ersten drei Monate kostenlos. Du nutzt HeyCarla schon? Über unser Empfehlungsprogramm bekommst du 350 € für jeden Dienst, den du erfolgreich weiterempfiehlst.
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All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.
