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Datenverwaltung
Klienten- und Mitarbeiterakten, Budgets, Verträge und Dokumente zentral statt in Ordnern und Excel-Dateien. Einmal erfasst, überall verfügbar – im Büro und in der Mitarbeiter-App.
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Mehr Übersicht, weniger Aufwand
Die Verwaltung erledigt einen Teil der Arbeit im Hintergrund – und sagt Bescheid, bevor etwas schiefgeht.
Bestätigte Stunden
Diese Woche
65:00 h
von 85:00 h geplant
Aktive Klienten
Diese Woche
35
3 neu
Letzte Woche: 32
Geplante und bestätigte Stunden, aktive Klienten und Mitarbeitende – aus den Daten, die beim Arbeiten sowieso entstehen.
Entlastungsbetrag §45b SGB XI
369,00 €
Restbudget laufendes Jahr · von 500,00 €
Rechnung März · protokolliert −131,00 €
Jede Änderung wird protokolliert: wer, wann, warum. Reicht ein Budget nicht, blockiert das System die Rechnung statt sie falsch zu erstellen.
Klientenakte · Dokumente
Genehmigungen, Verträge, AU-Bescheinigungen und Vollmachten liegen als PDF bei der Person, zu der sie gehören.
Beispielwerte zur Veranschaulichung.
Mitarbeiterverwaltung
Eine Personalakte je Mitarbeiterin – und die Einstellungen darin steuern direkt, wie geplant, gerechnet und abgerechnet wird.
Neun Reiter, ein Ort: Stammdaten, Vertragsdetails, Arbeitszeiten, Lohnabrechnungen, Nachweise, zugewiesene Klienten, Dokumente und Standortzuordnung.
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Kein Nachzählen mehr in Excel. HeyCarla kennt den Jahresanspruch, den anteiligen Anspruch im Eintrittsjahr und den Resturlaub aus dem Vorjahr.
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Du legst fest, welche Wege zählen: von zu Hause zum ersten Kunden, zwischen den Kunden, vom letzten Kunden zurück. Getrennt für Kilometer und Fahrzeit.
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Stundenkonto
Plus- und Minusstunden mit Startübertrag – oder ganz abschalten, wenn du keines führst.
Arbeitszeit-Modell
Feste tägliche Arbeitszeit oder Durchschnitt der letzten drei Monate, wahlweise mit Fahrzeit.
Lohnabrechnungen
Als PDF hochladen – sichtbar in der Mitarbeiter-App oder für das Team ausgeblendet.
Verfügbarkeiten
Zeitfenster je Wochentag, auch mehrere pro Tag. Der Kalender warnt bei Terminen daneben.
Stundenbegrenzung
Maximalstunden pro Monat samt Vorwarnung, damit nichts Unabrechenbares geplant wird.
Einsatz bei Haustieren
Hinterlegt, ob und bei welchen Tieren jemand eingesetzt werden kann – sichtbar beim Planen.
Klientenverwaltung
Bis zu 17 Reiter je Klient – von den Stammdaten über Pflegegrad und Budgets bis zu Vertrag, Notfallkontakten und dokumentierter Kommunikation.
§45b getrennt nach Vorjahr und laufendem Jahr, §39 als Jahresbudget mit hinterlegter Genehmigung, §45a als Monatsbetrag je Pflegegrad.
Vorlage einmal als Word-Datei hochladen, Platzhalter einsetzen – HeyCarla füllt sie mit den Daten des Klienten und erzeugt das fertige Dokument.
Anruf, E-Mail, Brief oder Besuch – jede Kommunikation wird beim Klienten festgehalten, statt auf einem Zettel am Monitor zu landen.
Notfallkontakte
Angehörige mit Verwandtschaftsgrad und Vorsorgevollmacht samt Dokument – im Einsatz direkt in der App.
Einsatzzeiten
Zeitfenster morgens, mittags, nachmittags plus Rhythmus. Notizen fürs Team und interne Notizen getrennt.
Pflegegrad-Verlauf
Höherstufungen mit Monat und Jahr dokumentiert – die Grundlage für die richtige Abrechnung.
Kostenträger
Kassen und sonstige Träger mit IK-Nummer, dazu abweichende Empfänger je Rechnungstyp.
Familienbeziehungen
Verwandte Klienten miteinander verknüpfen – hilfreich bei Ehepaaren im selben Haushalt.
Zuweisung mit Zeitraum
Dauerhaft oder befristet, etwa für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen – erkennbar am Vertretungssymbol.
Wichtige Info als Pop-up
Warnhinweise und Besonderheiten erscheinen beim Öffnen des Klienten als Pop-up und lassen sich besonders hervorheben, auch bei der Terminbuchung.
Abwesenheiten
Reha, Krankenhaus oder Urlaub trägst du einmal ein: Im Zeitraum sind neue Termine gesperrt, bestehende markiert, offene Einsätze landen in den Vakanzen. Im Klientenkalender siehst du auch, wer aus dem Team im Urlaub ist.
Offboarding bei Kündigung
Enddatum und Kündigungsgrund sind Pflicht, eine Checkliste führt durch Terminbereinigung, Kündigungsbestätigung und Dokumente. Erst danach gilt der Klient als ausgeschieden.
Status direkt in der Liste
Den Klientenstatus änderst du per Dropdown in der Klientenliste. Sagt ein Interessent nach dem Erstgespräch ab, ist der Absagegrund Pflicht.
Einsatz ohne Mitarbeiter
Wochentag, Uhrzeit und Leistungsart anlegen, bevor jemand feststeht: Der Einsatz steht als „Noch nicht besetzt" in den Vakanzen.
Klienten-Pool Neu
Je Klient legst du fest, ob er im Pool für Teams erscheint, die selbst planen. So übernimmt dein Team neue Klienten
Individuell
Kein Dienst arbeitet wie der andere. Ergänze genau die Angaben, die bei dir zählen – und blende aus, was du nicht brauchst.
Verfügbare benutzerdefinierte Felder Feld hinzufügen
Aus der Praxis
„Früher haben wir alles manuell organisiert, was unseren Mitarbeitern wertvolle Zeit für die eigentliche Betreuung genommen hat. Seit wir HeyCarla nutzen, läuft die Organisation deutlich effizienter."
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In 30 Minuten gehen wir gemeinsam durch deine Abläufe und schauen, wie deine Klienten- und Mitarbeiterdaten in HeyCarla aussehen würden.
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All-in-one-Software für Alltagshilfe-, Betreuungs- und Seniorenbetreuungsdienste in Deutschland.
