Werkstudent Finanzen & Controlling (m/w/d) – B2B SaaS für die Alltagshilfe- und Betreuungsbranche

Du sorgst dafür, dass bei einem wachsenden Software-Unternehmen die Zahlen stimmen – mit KI-Agenten statt endloser Tabellenarbeit.

Mehr als fünf Millionen Menschen in Deutschland sind pflegebedürftig und die meisten von ihnen leben zu Hause. Alltags- und Betreuungsdienste helfen ihnen beim Einkaufen, im Haushalt und im Alltag. Diese Dienste kämpfen mit Personalmangel, Papierbergen und einer Abrechnung mit den Pflegekassen, die auf den Cent stimmen muss.

HeyCarla ist die Software für Alltags- und Betreuungsdienste: Klientenverwaltung, Einsatzplanung und Abrechnung sind in einem System. Mit HeyCarla haben unsere Kunden mehr Zeit für ihre Klienten, statt im Büro Excel-Tabellen auszufüllen. Entstanden ist HeyCarla im Alltag eines eigenen Betreuungsdienstes. Wir kennen die Probleme unserer Kunden also aus erster Hand.

Mit jedem neuen Kunden wachsen bei uns Rechnungen, Zahlungseingänge und Kosten. Damit wir dabei den Überblick behalten, bauen wir unsere Finanzprozesse neu auf: Wiederkehrende Arbeit erledigt ein KI-Agent, und du sorgst dafür, dass er richtig arbeitet und jeden Monat besser wird.

Deine Aufgabe: dafür sorgen, dass jederzeit klar ist, wo HeyCarla finanziell steht.

Deine Aufgaben

Als Werkstudent Finanzen & Controlling bist du die erste Person im Team, die sich ausschließlich um Finanzen kümmert. Du arbeitest 20 Stunden pro Woche direkt mit Talat Jashanica (Gründer & CEO) zusammen und übernimmst die laufenden Finanzprozesse in einer geordneten Übergabe.

Das ist kein Nebenjob, in dem du nur Belege abheftest. Bank, Investoren und große Finanzentscheidungen bleiben bei der Geschäftsführung – die Vorbereitung dafür liegt bei dir.

Deine Aufgaben im Einzelnen:

• Du verantwortest die laufenden Finanzen: Ausgangsrechnungen, Zahlungsabgleich, Belege und die Zuordnung der Kosten.
• Du steuerst das Mahnwesen und sorgst dafür, dass offene Rechnungen bezahlt werden.
• Du arbeitest täglich mit unserem Finanz-Agenten, prüfst seine Ergebnisse und entwickelst ihn weiter, zum Beispiel für Mahnungen, Zahlungsabgleich und Belegprüfung.
• Du erstellst das monatliche Finanzreporting für die Geschäftsführung: Umsatz, wiederkehrender Umsatz (ARR), Kosten und offene Posten.
• Du bereitest die Liquiditätsplanung vor und pflegst den Plan-Ist-Vergleich.
• Du bist Ansprechperson für unser Steuerbüro und bereitest Unterlagen für Monats- und Jahresabschluss vor.
• Du behältst Fristen im Blick und bereitest Berichte für Finanzierungspartner vor.

Was du mitbringst

Das brauchen wir

• Du studierst BWL, Wirtschaftswissenschaften, Finance, Controlling, Accounting oder etwas Vergleichbares, idealerweise im Master oder fortgeschrittenen Bachelor.
• Du hast erste praktische Erfahrung in Buchhaltung, Controlling oder Finanzen, zum Beispiel aus einem Praktikum, einem Werkstudentenjob oder einer Ausbildung.
• Du arbeitest genau und behältst auch bei vielen Zahlen den Überblick.
• Du nutzt KI-Tools wie Claude oder ChatGPT gern und willst Abläufe automatisieren, statt sie von Hand zu wiederholen.
• Du kannst verlässlich 20 Stunden pro Woche arbeiten, am liebsten an festen Tagen oder festen Vormittagen.
• Du gehst vertraulich mit sensiblen Daten um.
• Du kannst Deutsch fließend in Wort und Schrift (mindestens C1).

Das hilft

• Du hast mit DATEV gearbeitet.
• Du bist sicher in Excel oder Google Sheets.
• Du kennst SaaS-Kennzahlen wie ARR und MRR oder hast schon in einem Startup gearbeitet.
• Du hast erste Erfahrung mit Automatisierung, zum Beispiel mit Prompts oder No-Code-Tools.
• Du hast eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte oder Steuerfachangestellter.

Bei den Punkten unter „Das hilft“ musst du keinen Haken setzen. Uns ist wichtiger, wie du denkst und arbeitest.

Was wir bieten

• Echte Verantwortung: Du kümmerst dich um die Finanzen eines wachsenden Software-Unternehmens, nicht um Ablage.
• Stundenlohn: 15 bis 20 € pro Stunde, je nach Erfahrung.
• KI im Arbeitsalltag: Du lernst, wie man Finanzprozesse mit KI-Agenten aufbaut und betreibt. Diese Erfahrung bekommst du im Studium so nicht.
• Direkter Draht zur Geschäftsführung: Du siehst, wie Entscheidungen über Wachstum und Finanzierung entstehen, und bereitest sie mit vor.
• Arbeitszeiten, die zu deinem Studium passen: 20 Stunden pro Woche. Die Einteilung besprechen wir gemeinsam – am liebsten mit festen Tagen oder festen Vormittagen.
• Remote: Du arbeitest von dort, wo du in Deutschland lebst.
• Perspektive: Wenn es für beide Seiten passt, geht es nach dem Studium in Festanstellung weiter.
• Ein Produkt mit Sinn: Deine Arbeit hilft Diensten, die Menschen im Alltag begleiten.

So sieht dein Einstieg bei HeyCarla aus

Was Arbeiten bei HeyCarla bedeutet

• Du triffst Entscheidungen in deinem Bereich selbst und stehst für das Ergebnis ein.
• Feedback ist direkt und geht in beide Richtungen.
• Du arbeitest remote – und wir sehen uns trotzdem regelmäßig persönlich.

Bei uns herrscht echtes Startup-Tempo. Wenn du nur Belege abheften willst, wirst du hier nicht glücklich. Wenn du Finanzprozesse mit KI neu denken willst, dann schon.

So bewirbst du dich

Kein Formular, kein Anschreiben. Schick uns eine kurze E-Mail an bewerbung@heycarla.app mit deinem Lebenslauf und zwei, drei Sätzen zu dieser Frage:

Welchen Ablauf mit Zahlen hast du zuletzt einfacher oder schneller gemacht – und wie?

E-Mail schreiben

Wie es danach weitergeht

1. Kurzer Anruf: 10 bis 15 Minuten, kurz nach deiner Bewerbung.
2. Kennenlernen per Video: 30 bis 45 Minuten über dein Studium, deine Erfahrung und unsere Finanzprozesse.
3. Praxisaufgabe: Du gleichst einen anonymisierten Datensatz aus Rechnungen und Zahlungseingängen ab und zeigst uns, was offen ist und wie du es automatisieren würdest.
4. Treffen: persönlich oder per Video, je nachdem, wo du wohnst. Hier legen wir auch deine Arbeitszeiten fest. Danach geben wir dir Bescheid.

Deine Bewerbung wird von der J&J Software GmbH (HeyCarla) ausschließlich für dieses Auswahlverfahren verarbeitet. Details sind in unserer Datenschutzerklärung.